Głosowanie nad umową deratyzacji na zebraniu wspólnoty: instrukcja

Ten scenariusz powtarza się każdej wiosny we wspólnotach mieszkaniowych regionu paryskiego. Od jesieni mieszkańcy zgłaszają szczury na podwórzu, myszy w piwnicach, odchody za zsypami na śmieci. Zarządca wzywa firmę w trybie awaryjnym, dwa lub trzy razy, w ramach budżetu na prace pilne. Potem przychodzi zebranie ogółu właścicieli: uchwała „umowa deratyzacji” jest wpisana do porządku obrad, odczytuje się na głos jeden kosztorys, nikt nie rozumie, co on obejmuje, i uchwała zostaje odrzucona albo przeniesiona na kolejny rok „w celu uzyskania innych ofert”. Dwanaście straconych miesięcy i inwazja, która w tym czasie zdążyła skolonizować dwie dodatkowe klatki schodowe.

Problemem prawie nigdy nie jest zła wola właścicieli lokali. Problemem jest przygotowanie uchwały. Umowa na świadczenie cykliczne podlega głosowaniu według precyzyjnych zasad: określona większość, dokumenty załączone do zawiadomienia, postępowanie konkurencyjne, gdy kwota przekracza uchwalony próg, oraz podział kosztów spójny z regulaminem wspólnoty. Każdy z tych etapów, źle wykonany, daje niezadowolonemu właścicielowi podstawę do unieważnienia uchwały przed sądem powszechnym — a jeszcze częściej uzasadniony powód, by zagłosować przeciw.

Ten artykuł szczegółowo opisuje cały mechanizm: kto wpisuje uchwałę, jaka większość obowiązuje, jakie dokumenty załączyć, jak zredagować treść uchwały i jak rozłożyć wydatek między właścicieli lokali.

Brunatny szczur o ciemnej sierści jedzący ziarna na podłodze, obok drewnianej deski

Dlaczego umowa roczna wymaga głosowania, a nie tylko jednorazowa interwencja

Różnica między sytuacją awaryjną a umową cykliczną

Zarządca ma pewien zakres natychmiastowego działania. Artykuł 18 ustawy z 10 lipca 1965 r. nakłada na niego obowiązek zapewnienia zachowania i utrzymania budynku oraz podjęcia z własnej inicjatywy niezbędnych działań w sytuacji pilnej. Inwazja szczurów w pomieszczeniu na odpady, z ryzykiem sanitarnym dla mieszkańców, bezdyskusyjnie wpisuje się w te ramy: zarządca zleca interwencję, płaci i rozlicza się na najbliższym zebraniu.

Czego zarządca nie może zrobić samodzielnie, to zobowiązać wspólnotę umową wieloletnią lub cykliczną. Z chwilą gdy mowa o abonamencie obejmującym od 4 do 12 wizyt rocznie, o parku zabezpieczonych stacji deratyzacyjnych utrzymywanych przez cały rok i o raportowaniu, wychodzimy z trybu awaryjnego i wchodzimy w planowane zarządzanie bieżące. Taki wydatek musi znaleźć się w budżecie prognozowanym, a umowa musi zostać zatwierdzona przez zebranie właścicieli.

I właśnie tu pojawia się blokada: wielu zarządców przez trzy lata zleca kolejne doraźne interwencje awaryjne, o łącznym koszcie znacznie wyższym niż umowa roczna, ponieważ żadna uchwała nigdy nie została prawidłowo przygotowana.

Co mówi departamentalny regulamin sanitarny

Departamentalny regulamin sanitarny (Règlement sanitaire départemental, RSD), którego krajowy wzór jest przyjęty w każdym departamencie Île-de-France, zobowiązuje właścicieli i zarządców do utrzymywania pomieszczeń i ich otoczenia w stałym stanie czystości oraz do prowadzenia tam walki z gryzoniami i owadami. Artykuły 119–121 oraz 130 wzorcowego RSD odnoszą się wyraźnie do deratyzacji i dezynsekcji budynków, pomieszczeń składowania odpadów oraz przestrzeni podpodłogowych.

Innymi słowy, wspólnota nie ma wyboru co do czy, a jedynie co do jak. Właściciel lokalu, który głosuje przeciw jakiemukolwiek rozwiązaniu w zakresie zwalczania szkodników, nie znosi tym samym obowiązku: naraża po prostu wspólnotę na wezwanie ze strony gminnej służby higieny i zdrowia, a nawet na wykonanie zastępcze na koszt wspólnoty. To argument, który warto zamieścić w nocie wyjaśniającej załączonej do zawiadomienia; radykalnie zmienia on przebieg dyskusji.

Jaka większość jest potrzebna do uchwalenia umowy deratyzacji?

W ogromnej większości przypadków: artykuł 24

Umowa na bieżące utrzymanie związane z zachowaniem budynku podlega większości z artykułu 24 ustawy z 10 lipca 1965 r.: większość oddanych głosów właścicieli obecnych, reprezentowanych lub głosujących korespondencyjnie. Głosy wstrzymujące się nie są liczone. To najłatwiejsza do osiągnięcia większość i ma ona zastosowanie do:

• zawarcia lub odnowienia rocznej umowy deratyzacji i dezynsekcji części wspólnych;
• zatwierdzenia budżetu prognozowanego uwzględniającego tę pozycję;
• zatwierdzenia planu zbiorowego zwalczania pluskiew lub karaluchów w częściach wspólnych.

Kiedy przechodzimy do artykułu 25?

Większość bezwzględna z artykułu 25 (większość głosów wszystkich właścicieli lokali, obecnych lub nie) staje się konieczna, gdy uchwała wychodzi poza bieżące utrzymanie i dotyczy robót lub wyposażenia:

Klasyczna pułapka: jedna uchwała łącząca „umowę roczną + roboty uszczelniające instalacje”. Jeśli zostanie przegłosowana w całości w trybie artykułu 24, właściciel lokalu może domagać się jej unieważnienia. Zawsze rozdzielaj to na dwie odrębne uchwały, ze wskazaną dla każdej z nich większością.

Przypadek lokali prywatnych

Wspólnota nie może bez podstawy prawnej narzucić zabiegu wewnątrz mieszkania. Natomiast w przypadku pluskiew lub karaczanów prusaków plan zabiegów prowadzony klatka po klatce nie ma żadnych szans na powodzenie, jeśli mieszkania nie zostaną skontrolowane. Rozwiązanie praktyczne: uchwalić uchwałę upoważniającą zarządcę do zlecenia kontroli i zabiegu w lokalach prywatnych, na koszt wspólnoty, z podziałem według klatki lub budynku oraz harmonogramem dostępu. To podejście opisane w naszym artykule o pluskwach w całym budynku, gdzie odmowa dostępu przez jednego mieszkańca wystarcza, by inwazja rozpoczęła się od nowa.

Dokumenty do załączenia do zawiadomienia

To właśnie tutaj rozstrzyga się 80% odrzuconych uchwał. Dekret z 17 marca 1967 r. nakłada obowiązek doręczenia wraz z zawiadomieniem dokumentów umożliwiających właścicielom podjęcie decyzji w sposób świadomy. Dla uchwały „umowa deratyzacji” oznacza to co najmniej:

1. Kosztorys lub kosztorysy, ze szczegółową treścią: liczba wizyt, dokładny zakres (piwnice, pomieszczenia na odpady, pomieszczenia techniczne, szachty, podwórza, parkingi), liczba i rodzaj stacji deratyzacyjnych, produkty i substancje aktywne, czas reakcji na zgłoszenie, zasady raportowania.
2. Notę wyjaśniającą: stwierdzenie inwazji, historia zgłoszeń, łączny koszt doraźnych interwencji z ostatnich dwóch lat, przypomnienie przepisów RSD.
3. Projekt umowy, jeśli wykonawca go dostarcza, lub co najmniej jego ogólne warunki i okres zobowiązania.
4. Certyfikaty wykonawcy: Certibiocide dla osób wykonujących zabiegi, a w razie potrzeby certyfikat CEPA EN 16636, potwierdzający znormalizowany proces zarządzania zwalczaniem szkodników.

Kosztorys bez wyliczonego zakresu, bez częstotliwości i bez czasu reakcji nie jest kosztorysem: to ulotka handlowa. Nie pozwala na żadne porównanie i nie chroni wspólnoty w razie nienależytego wykonania.

Aby przygotować te dokumenty z wyprzedzeniem, najskuteczniej jest wyjść od dokumentu odniesienia opisującego zasób budynkowy i oczekiwania. Nasz przewodnik po specyfikacji usług 3D dla wynajmującego lub zarządcy szczegółowo omawia klauzule, których należy wymagać, i dowody, o które należy poprosić.

Postępowanie konkurencyjne: obowiązkowe czy nie?

Próg uchwalony przez zebranie właścicieli

Artykuł 21 ustawy z 1965 r. przewiduje, że zebranie ogółu właścicieli ustala kwotę, od której postępowanie konkurencyjne jest obowiązkowe dla zamówień i umów, oraz że rada nieruchomości jest wówczas konsultowana. Próg ten uchwala się większością z artykułu 25. W wielu wspólnotach regionu paryskiego mieści się on między 3 000 a 10 000 € netto.

W praktyce roczna umowa deratyzacji dla budynku o 40–80 lokalach jest zwykle negocjowana w przedziale od 800 do 3 000 € rocznie: mieści się więc poniżej progu, a postępowanie konkurencyjne nie jest prawnie obowiązkowe. Pozostaje jednak zdecydowanie zalecane. Dwa lub trzy porównywalne kosztorysy w zawiadomieniu rozbrajają 90% zastrzeżeń podnoszonych na posiedzeniu i pozwalają radzie nieruchomości wydać uzasadnioną opinię.

Jak sprawić, by kosztorysy były naprawdę porównywalne

Trzy oferty o różnych zakresach nie dają się porównać. Skuteczna metoda polega na przesłaniu wszystkim oferentom tego samego dokumentu: planu kondygnacji podziemnych, wykazu pomieszczeń, liczby lokali, historii zgłoszeń oraz formularza odpowiedzi do wypełnienia. Rada nieruchomości, która przygotuje tę dokumentację z użyciem segregatora z przekładkami i zeszytu obserwacji, dysponuje prawdziwą dokumentacją postępowania, skuteczną wobec wybranego wykonawcy.

Wymagaj, aby każdy kosztorys wyceniał osobno:

• wdrożenie początkowe (diagnoza, montaż stacji, plan rozmieszczenia);
• abonament cykliczny (liczba wizyt, czas trwania wizyty, odwiedzane pomieszczenia);
• dodatkowe interwencje na zgłoszenie (stawka jednostkowa, umowny czas reakcji);
• część dezynsekcyjną, jeśli jest objęta umową;
• ewentualną dezynfekcję zanieczyszczonych pomieszczeń, która podlega własnej logice i własnej normie (NF T72-281 dla procesów dezynfekcji metodą aerozolową).

Redagowanie uchwały: tekst, który przechodzi

Niejasna uchwała gubi się w dyskusji. Oto struktura solidnego tekstu.

Uchwała nr X — Zawarcie rocznej umowy deratyzacji i dezynsekcji części wspólnych (większość z artykułu 24)

Zebranie ogółu właścicieli, po zapoznaniu się z kosztorysami doręczonymi wraz z zawiadomieniem (firmy A, B i C), z notą wyjaśniającą zarządcy oraz z opinią rady nieruchomości, postanawia powierzyć firmie ……… usługę deratyzacji i dezynsekcji części wspólnych budynku, zgodnie z kosztorysem nr ……… z dnia ………, za kwotę roczną ……… € brutto, na okres jednego roku odnawialny w trybie milczącego przedłużenia, maksymalnie do trzech lat, z możliwością wypowiedzenia przez zarządcę na wniosek rady nieruchomości z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Zebranie udziela zarządcy pełnomocnictwa do podpisania umowy, ujęcia wydatku w budżecie prognozowanym w pozycji „utrzymanie części wspólnych” oraz przekazywania każdego raportu z interwencji radzie nieruchomości.

Cztery punkty, które przesądzają o powodzeniu: kwota maksymalna, okres obowiązywania z możliwością wyjścia, pozycja budżetowa (a więc klucz podziału) oraz obowiązek raportowania. Bez tego ostatniego za rok nikt nie będzie wiedział, czy umowa przyniosła jakikolwiek efekt.

Jak rozkłada się ten wydatek?

Zasada: koszty ogólne

Deratyzacja części wspólnych jest kosztem administrowania i utrzymania budynku: rozkłada się ona, o ile regulamin wspólnoty nie przewiduje inaczej, według udziałów w kosztach ogólnych. Właściciel lokalu na 6. piętrze, który nigdy nie widział szczura, uczestniczy więc w finansowaniu, tak jak uczestniczy w utrzymaniu dachu.

Częste wyjątki

• Koszty szczególne według budynku lub klatki: gdy regulamin przewiduje odrębne klucze podziału, zabieg ograniczony do budynku B musi być rozliczony według klucza budynku B. Błąd klucza to klasyczna podstawa zaskarżenia wezwania do zapłaty.
• Parkingi i piwnice: niektóre regulaminy narzucają osobny klucz dla kondygnacji podziemnych. Umowa obejmująca w przeważającej części parkingi musi to uwzględniać — kwestię tę omawiamy szczegółowo w artykule poświęconym szczurom w parkingu podziemnym.
• Lokale handlowe na parterze budynku: umowa najmu komercyjnego i regulamin wspólnoty mogą przenieść część kosztów na najemcę. Kwestię tego, kto rzeczywiście płaci, omawiamy w naszym artykule o gryzoniach w lokalu handlowym na parterze budynku.
• Wina właściciela lokalu: jeśli inwazja pochodzi z konkretnego lokalu (gromadzenie odpadów, dokarmianie, mieszkanie w stanie zaniedbania), wspólnota może pociągnąć mieszkańca do odpowiedzialności i domagać się od niego dodatkowych kosztów. Wymaga to dowodów: datowanych protokołów, zdjęć, imiennych raportów z interwencji.

Przygotowanie posiedzenia: co przesądza o wyniku głosowania

Głosowanie nad umową wygrywa się przed zebraniem, w rozmowie z radą nieruchomości. Cztery elementy mają zawsze znaczenie:

1. Porównanie kosztów. Zestaw w jednej linii sumę interwencji awaryjnych z ostatnich 24 miesięcy i roczną kwotę proponowanej umowy. W większości dotkniętych inwazją wspólnot w regionie paryskim druga wartość jest niższa od pierwszej.
2. Dowody inwazji. Zdjęcia z datownikiem przedstawiające odchody, nadgryzione opakowania, nory u podstawy ścian. Zwykły czujnik ruchu z noktowizją umieszczony na tydzień w pomieszczeniu na odpady dostarcza obrazów, które przerywają dyskusję o tym, czy problem naprawdę istnieje.
3. Chronologia ryzyka. Wezwanie ze strony służby higieny, zgłoszenie w urzędzie miasta lub skarga sąsiedniego przedsiębiorcy zamieniają ten wydatek w ochronę prawną.
4. Element profilaktyki bez kosztów. Umowa nigdy nie wystarczy sama. Przypomnij o środkach towarzyszących: skuteczne zamykanie pomieszczenia na odpady, pojemniki z nieuszkodzonymi pokrywami, szczotkowe listwy przydrzwiowe przy wejściach do piwnic oraz przechowywanie zapasów środków czystości w hermetycznych pojemnikach, a nie w kartonach na podłodze. Dla najbardziej narażonych pomieszczeń kratka wentylacyjna ze stali nierdzewnej zamontowana na okienkach piwnicznych kosztuje kilkadziesiąt euro i definitywnie eliminuje jedną drogę wejścia.

Po głosowaniu: utrzymać umowę w życiu

Umowa uchwalona i następnie zapomniana traci sens już w drugim roku. Rada nieruchomości powinna otrzymywać każdy raport z interwencji, weryfikować rzeczywiste daty wizyt, liczbę zużytych stacji oraz niezrealizowane zalecenia. Dedykowany segregator, przechowywany w pomieszczeniu dozorcy lub u zarządcy, zawierający karty charakterystyki produktów i plan rozmieszczenia stacji, stanowi dokumentację do przedstawienia w razie kontroli. Jeszcze prościej: wydrukowana lista kontrolna i akumulatorowa latarka LED w pomieszczeniu dozorcy pozwalają dozorcy comiesięcznie obejść punkty wrażliwe i zgłosić problem, zanim inwazja znów stanie się widoczna.

Wspólnoty, które chcą ująć to działanie w dłuższej perspektywie, znajdą formuły zobowiązań wieloletnich opisane na naszej stronie umowy roczne, a szczegółowe wsparcie dla zarządców na stronie zarządcy nieruchomości. Wycenę dopasowaną do Państwa zasobu budynkowego można zamówić ze strony wycena.

Najważniejsze wnioski

• Cykliczna umowa deratyzacji jest uchwalana na zebraniu ogółu właścicieli większością z artykułu 24; wyłącznie powiązane roboty podlegają artykułowi 25 i muszą być przedmiotem odrębnej uchwały.
• Szczegółowe kosztorysy, nota wyjaśniająca i certyfikaty wykonawcy muszą zostać doręczone wraz z zawiadomieniem, pod rygorem odrzucenia lub unieważnienia uchwały.
• Postępowanie konkurencyjne jest obowiązkowe tylko powyżej progu uchwalonego przez zebranie, ale trzy porównywalne kosztorysy o tym samym zakresie pozostają najlepszym narzędziem perswazji.
• Podział następuje według kosztów ogólnych, chyba że obowiązuje szczególny klucz dla budynku, kondygnacji podziemnej lub umowne przeniesienie kosztów na lokal handlowy.
• RSD nakłada obowiązek zwalczania gryzoni: zebranie wybiera wykonawcę i budżet, a nie to, czy obowiązek istnieje.