Registro sanitario infestanti: i documenti da conservare

Il tribunale non ha contestato all'amministratore di non aver fatto nulla. Gli ha contestato di non poterlo dimostrare. Tre anni di contratto annuale, un fornitore certificato, interventi regolari: ma al momento di rispondere alla citazione di un condomino per turbativa del godimento, lo studio ha prodotto solo sei fatture e due e-mail. Nessun piano di posa, nessun rapporto di intervento datato, nessuna traccia delle segnalazioni ricevute né dei solleciti inviati al fornitore. Il condominio ha pagato.

Questo scenario è molto più frequente di un insuccesso tecnico. Negli edifici condominiali come nei locali professionali dell'Île-de-France, la lotta agli infestanti si gioca tanto nel faldone quanto sul campo. Ispezione della DDPP (Direzione dipartimentale per la protezione delle popolazioni) o della DDETSPP in un ristorante, controllo del servizio comunale di igiene e sanità, audit di un cliente in un magazzino, contenzioso locativo, cambio di amministratore: in tutti questi casi, ciò che esiste è ciò che è scritto.

Questo articolo descrive cosa deve contenere un registro sanitario infestanti, quanto tempo conservare ciascun documento, chi ne è responsabile e come organizzare la trasmissione del fascicolo quando cambia l'amministratore, il gestore o il fornitore.

Cortile di un edificio con contenitore dei rifiuti pieno e sacchi neri della spazzatura vicino alla vegetazione

Perché la tracciabilità non è una formalità amministrativa

Tre obblighi convergono verso lo stesso faldone

Nessun testo unico impone un «registro infestanti» in senso stretto per un condominio residenziale. Ma tre corpi normativi producono, ciascuno per conto proprio, la stessa esigenza di prova:

• il règlement sanitaire départemental (RSD, regolamento sanitario dipartimentale), che impone ai proprietari e ai gestori di mantenere gli edifici liberi da animali infestanti e di far eseguire le operazioni di derattizzazione e disinfestazione necessarie;
• il decreto n. 2002-120 del 30 gennaio 2002 sull'alloggio decente, integrato dalla legge ELAN, che richiede un alloggio esente da qualsiasi infestazione di specie nocive e parassiti — una delle basi della maggior parte dei contenziosi locativi;
• il regolamento (CE) n. 852/2004 e il decreto ministeriale del 21 dicembre 2009 per gli stabilimenti alimentari, che impongono un piano di autocontrollo sanitario di cui la lotta agli infestanti è una componente documentata, e il Code du travail (Codice del lavoro francese, articoli R. 4221-1 e seguenti) per i luoghi di lavoro, con la responsabilità del datore di lavoro ribadita dall'INRS.

Aggiungete il regolamento (UE) n. 528/2012 sui prodotti biocidi: l'impiego di rodenticidi e insetticidi professionali comporta obblighi di tracciabilità che ricadono sull'applicatore, ma di cui il committente ha bisogno per giustificare le proprie scelte.

Che cosa guarda davvero un ispettore

Un ispettore non chiede quasi mai «avete i topi». Chiede delle date. Quanti interventi negli ultimi dodici mesi, quali postazioni, quali osservazioni, quali azioni correttive dopo il rilevamento di consumo di esca nel seminterrato a marzo. Un fascicolo completo ma imperfetto vale più di un fascicolo vuoto accompagnato da un discorso rassicurante. È esattamente la logica descritta nel nostro articolo sul piano di gestione degli infestanti in hotel, trasferibile a un edificio residenziale.

In sede contenziosa, l'assenza di un documento non è neutra: viene interpretata come assenza di diligenza. È la regola probatoria più costosa per un amministratore o un locatore.

I documenti che compongono il registro

1. Il contratto e il relativo capitolato

Primo documento del fascicolo, spesso il più mal archiviato. Devono comparirvi il contratto firmato, i suoi allegati tecnici, il numero di interventi contrattuali, il perimetro esatto (parti comuni, cantine, canne della spazzatura, locali tecnici, cavedi, aree esterne), i tempi di intervento d'urgenza e le modalità di recesso. Senza capitolato è impossibile dimostrare che un fornitore è in difetto. La nostra guida al capitolato di una prestazione 3D dettaglia le clausole da inserire.

Per un condominio, allegare al contratto la delibera dell'assemblea generale che lo ha approvato, con il verbale. È il documento che protegge l'amministratore sulla questione dell'impegno di spesa.

2. I rapporti di intervento

Il cuore del registro. Un rapporto utilizzabile riporta, come minimo:

Un rapporto senza prescrizione nominativa è un rapporto morto: nessuno è incaricato di agire. Il metodo di rilettura è dettagliato nel nostro articolo su come controllare un rapporto di intervento.

3. Il piano di posa delle postazioni di esca

Il documento più spesso mancante e, al tempo stesso, il più verificato. Si tratta di una planimetria dell'edificio o del locale con numerazione delle postazioni, tipologia (esca in erogatore sicuro, trappola meccanica, piastra collante vietata all'esterno per la fauna non bersaglio, rilevatore) e data di installazione. Ogni postazione riporta sul posto un'etichetta corrispondente al piano.

In un condominio esteso, una planimetria cartacea annotata a pennarello finisce illeggibile. Un raccoglitore ad anelli con buste trasparenti rigide basta a mantenere in ordine un piano di posa per quattro anni di contratto, a condizione di datare ogni revisione. Le regole di messa in sicurezza sono approfondite nel nostro articolo sulle esche rodenticide in condominio.

4. Le schede di dati di sicurezza e le autorizzazioni

Per ogni prodotto utilizzato, il fornitore deve consegnare la scheda di dati di sicurezza (SDS) aggiornata e il numero di autorizzazione all'immissione in commercio rilasciata dopo la valutazione dell'ANSES. Nei luoghi di lavoro, queste schede alimentano la valutazione del rischio chimico e devono essere accessibili al medico del lavoro e al CSE (comitato sociale ed economico). Conservare anche la copia del Certibiocide del o dei tecnici e, se del caso, la certificazione del fornitore (CEPA, NF Service).

5. Il registro delle segnalazioni

È il documento che nessuno tiene e che fa vincere le cause. Una tabella semplice, tenuta dal portiere, dal consiglio di condominio o dal gestore: data della segnalazione, autore, localizzazione precisa, natura (ratto, topo, scarafaggio, cimice dei letti), seguito dato, data dell'intervento attivato. Dimostra due cose: che l'informazione circola e che il gestore reagisce in tempi ragionevoli.

Cassonetti e sacchi della spazzatura squarciati nel cortile di un edificio in laterizio, auto verde parcheggiata

6. Le lettere, le diffide e i preventivi dei lavori

Un fascicolo solido contiene anche lo storico dei solleciti: e-mail al fornitore, diffide, preventivi di sigillatura non approvati, circolari agli occupanti sulla raccolta differenziata e sul locale rifiuti, rifiuti di accesso a un alloggio. Ognuno di questi documenti sposta la responsabilità su chi non ha agito. Si veda a questo proposito la procedura di diffida all'amministratore o al locatore e il comportamento da tenere di fronte a un occupante che rifiuta l'accesso al trattamento.

Quanto tempo conservare ciascun documento

Non esiste una durata unica. In pratica si sovrappongono tre orizzonti:

Per le esposizioni professionali ad agenti chimici pericolosi, la normativa impone durate molto più lunghe per il monitoraggio individuale: il datore di lavoro fa riferimento al servizio di prevenzione e salute sul lavoro e alla documentazione dell'INRS.

Due regole pratiche valgono più di questa tabella: mai distruggere un fascicolo finché un'infestazione è ancora attiva e conservare tutto per dieci anni quando l'edificio ha conosciuto un contenzioso o un provvedimento di insalubrità.

Come organizzare il fascicolo senza passarci le giornate

La doppia archiviazione cartacea e digitale

La formula che regge nel tempo: un originale digitale datato, con marca temporale data dall'e-mail di trasmissione del fornitore, e una copia cartacea in un faldone tenuto in loco (portineria, locale tecnico, ufficio della direzione). La carta serve all'ispettore che arriva senza preavviso; il digitale serve al successore.

Sul fronte della digitalizzazione, uno scanner per documenti con alimentatore automatico trasforma mezza giornata di archiviazione in venti minuti, e i rapporti firmati in loco ripartono in PDF lo stesso giorno. Per i rilievi sul campo, un semplice taccuino con copertina rigida resta più affidabile di un telefono in un seminterrato umido, a condizione di riportare i rilievi nel registro entro quarantotto ore.

Nominare i file una volta per sempre

Una convenzione di denominazione evita il 90 % dei fascicoli introvabili:

• AAAA-MM-GG_rapporto_edificioB_fornitore.pdf
• AAAA-MM-GG_piano-di-posa_v3.pdf
• AAAA-MM-GG_segnalazione_unita214.pdf

Archiviazione per anno, poi per tipo di documento. I fascicoli ordinati per fornitore diventano inutilizzabili al primo cambio di titolare.

Le foto: il documento che costa meno e vale di più

Una foto datata di un punto di ingresso, di una griglia di ventilazione rosicchiata, di un locale rifiuti stracolmo o di una postazione di esca non messa in sicurezza dice più di una pagina di descrizione. Fotografare sistematicamente, con un oggetto di riferimento per la scala, e archiviare nella stessa cartella del rapporto del mese. Nei seminterrati, nelle cantine e nei cavedi tecnici, una torcia potente ricaricabile cambia la qualità dei rilievi: si fotografa ciò che si vede, e non si vede nulla alla luce di una plafoniera di cantina.

Per le zone dove le segnalazioni persistono senza spiegazione, una telecamera di sorveglianza con rilevamento di movimento installata per una settimana in un locale tecnico documenta i passaggi notturni meglio di qualsiasi rilevazione del consumo di esca — a condizione di non farne alcun uso in parti comuni frequentate senza rispettare le regole di informazione degli occupanti e il GDPR.

Bidoni della raccolta differenziata e scope in un corridoio piastrellato di un edificio, zona favorevole ai rosicanti

Chi detiene il registro e cosa succede quando cambia di mano

In condominio

L'amministratore è il detentore degli archivi del condominio. In caso di cambio di amministratore, il decreto n. 67-223 del 17 marzo 1967, modificato dalla legge ALUR, impone la consegna della totalità degli archivi al successore entro un mese, e poi il saldo dei documenti entro due mesi. Il fascicolo infestanti ne fa parte: contratti, rapporti, piani di posa, storico delle segnalazioni.

In pratica, al consiglio di condominio conviene conservare una propria copia del fascicolo: è l'unico modo per non ripartire da zero dopo un trasferimento incompleto. Un tema affine è trattato nel nostro articolo su come far approvare un contratto di derattizzazione in assemblea generale.

Nell'edilizia sociale e nella gestione locativa

Il fascicolo si sdoppia: una parte edificio (parti comuni, seminterrati, reti) tenuta dall'agenzia o dal servizio patrimonio, e una parte alloggio collegata al contratto di locazione, che segue l'unità immobiliare e deve essere disponibile sia al verbale di riconsegna sia in caso di reclamo. La parte alloggio è quella che ritroviamo nei fascicoli di indennizzo e riduzione del canone.

In negozi, uffici e magazzini

Il registro è allegato al piano di autocontrollo sanitario per il settore alimentare e al documento unico di valutazione dei rischi professionali per la parte lavoro. Nella locazione commerciale, la ripartizione delle spese e degli obblighi determina chi archivia cosa: il conduttore conserva i propri interventi, il locatore quelli delle parti comuni e delle reti. L'articolazione è dettagliata nel nostro articolo sui rosicanti in un negozio al piano terra di un edificio.

I magazzini e le piattaforme logistiche subiscono inoltre gli audit dei clienti (IFS, BRC, standard della grande distribuzione), che esigono uno storico completo di dodici mesi, le tendenze di consumo delle esche e le azioni correttive tracciate.

I sei difetti che rovinano un fascicolo per il resto corretto

1. Fatture al posto dei rapporti. Una fattura prova una spesa, non un intervento. Esigere il rapporto a ogni passaggio, senza eccezioni.
2. Rapporti non firmati. Senza controfirma del portiere o del gestore, un rapporto è un documento interno del fornitore.
3. Un piano di posa mai aggiornato. Tredici postazioni sulla planimetria, nove sul campo: lo scarto basta a togliere credibilità all'insieme.
4. Nessun seguito scritto alle prescrizioni. La prescrizione «sigillare l'attraversamento del cavedio dell'edificio B» ripetuta undici volte senza preventivo né rifiuto motivato è un elemento a carico del gestore, non del fornitore.
5. Segnalazioni degli occupanti perse in caselle di posta individuali o in scambi informali nell'ingresso.
6. Un fascicolo che svanisce al cambio di fornitore, perché i documenti erano ospitati sull'extranet del titolare uscente. Scaricare e archiviare in locale ogni semestre.

Lo schema da mettere in piedi in mezza giornata

• Aprire un unico fascicolo, cartaceo e digitale, per edificio o per sito.
• Inserirvi contratto, capitolato, verbale di assemblea o decisione di impegno di spesa.
• Richiedere al fornitore il piano di posa aggiornato, le SDS e i Certibiocide.
• Creare la tabella delle segnalazioni e designare una sola persona che la tiene.
• Recuperare lo storico disponibile degli ultimi dodici mesi.
• Mettere all'ordine del giorno del consiglio di condominio o del riesame della direzione una revisione annuale del fascicolo.
• Prima della fine di ogni contratto, esportare l'integralità dei documenti ospitati presso il fornitore.

Un registro tenuto in questo modo non elimina i rosicanti. Fa tre cose: permette di governare un fornitore invece di subirlo, protegge l'amministratore, il locatore o il datore di lavoro in caso di controllo o di contenzioso, e conserva la memoria dell'edificio quando gli interlocutori cambiano. In un edificio dell'Île-de-France, questa memoria vale spesso più di una campagna di esche in più.

Per far verificare la situazione esistente, ottenere un modello di registro adatto al vostro patrimonio o quantificare un contratto annuale con risultati definiti, consultate i nostri contratti annuali o richiedete un preventivo.

Fonti: ANSES (autorizzazioni all'immissione in commercio dei prodotti biocidi); INRS (dossier «Rischio chimico» e «Luoghi di lavoro»); Légifrance (decreto n. 2002-120, decreto n. 67-223, regolamento (UE) n. 528/2012, regolamento (CE) n. 852/2004, decreto ministeriale del 21 dicembre 2009, articolo 2224 del Codice civile); regolamenti sanitari dipartimentali dell'Île-de-France.