Sanitair register plaagdieren: te bewaren stukken

De rechter verweet de VvE-beheerder niet dat hij niets had gedaan. Hij verweet hem dat hij het niet kon bewijzen. Drie jaar jaarcontract, een gecertificeerde dienstverlener, regelmatige bezoeken: maar toen hij moest antwoorden op de dagvaarding van een appartementseigenaar wegens genotsderving, legde het kantoor slechts zes facturen en twee e-mails over. Geen plaatsingsplan, geen gedateerd interventierapport, geen spoor van de ontvangen meldingen of van de rappels aan de dienstverlener. De VvE heeft betaald.

Dit scenario komt veel vaker voor dan een technisch falen. Zowel in appartementsgebouwen als in bedrijfsruimten in de regio Île-de-France wordt de strijd tegen plaagdieren even hard in de map gevoerd als op het terrein. Een inspectie van de DDPP of de DDETSPP in een restaurant, een controle door de gemeentelijke dienst voor hygiëne en gezondheid, een klantenaudit in een opslagloods, een huurgeschil, een wissel van beheerder: in al die gevallen bestaat alleen wat op papier staat.

Dit artikel beschrijft wat een sanitair register plaagdieren moet bevatten, hoe lang u elk stuk bewaart, wie ervoor verantwoordelijk is, en hoe u de overdracht van het dossier organiseert wanneer de beheerder, de vastgoedmanager of de dienstverlener verandert.

Binnenhof van een gebouw met overvolle afvalcontainer en zwarte vuilniszakken naast het groen

Waarom traceerbaarheid geen administratieve formaliteit is

Drie verplichtingen komen samen in dezelfde map

Geen enkele afzonderlijke wettekst legt een « plaagdierregister » in strikte zin op aan een woningcomplex. Maar drie regelkaders leiden, elk langs eigen weg, tot dezelfde bewijsvereiste:

• het règlement sanitaire départemental (RSD, departementaal sanitair reglement), dat eigenaars en beheerders verplicht gebouwen vrij te houden van schadelijke dieren en de nodige ratten- en insectenbestrijding te laten uitvoeren;
• het décret n° 2002-120 van 30 januari 2002 (decreet over behoorlijke huisvesting), aangevuld door de loi ELAN (ELAN-wet), dat een woning vrij van elke besmetting met schadelijke soorten en parasieten eist — een van de grondslagen van de meeste huurgeschillen;
• verordening (EG) nr. 852/2004 en het arrêté van 21 december 2009 (ministerieel besluit) voor levensmiddelenbedrijven, die een sanitair beheersplan opleggen waarvan plaagdierbestrijding een gedocumenteerd onderdeel is, en de Code du travail (Franse arbeidswet, artikelen R. 4221-1 e.v.) voor werkruimten, met de verantwoordelijkheid van de werkgever zoals in herinnering gebracht door het INRS.

Voeg daar verordening (EU) nr. 528/2012 over biociden aan toe: het gebruik van professionele rodenticiden en insecticiden gaat gepaard met traceerbaarheidsverplichtingen die op de toepasser rusten, maar die de opdrachtgever nodig heeft om zijn eigen keuzes te verantwoorden.

Waar een controleur werkelijk naar kijkt

Een inspecteur vraagt bijna nooit « heeft u ratten ». Hij vraagt naar data. Hoeveel bezoeken in de afgelopen twaalf maanden, welke posten, welke vaststellingen, welke corrigerende maatregelen na de vaststelling van lokaasopname in de kelder in maart. Een volledig maar onvolmaakt dossier is beter dan een leeg dossier met een geruststellend verhaal. Dat is precies de logica die we beschrijven in ons artikel over het beheersplan plaagdieren in een hotel, dat even goed op een woongebouw van toepassing is.

In een geschil is het ontbreken van een stuk niet neutraal: het wordt uitgelegd als een gebrek aan zorgvuldigheid. Dat is de duurste bewijsregel voor een VvE-beheerder of verhuurder.

De stukken waaruit het register bestaat

1. Het contract en het bestek

Het eerste stuk van het dossier, en vaak het slechtst gearchiveerde. Hierin horen het ondertekende contract, de technische bijlagen, het aantal contractueel vastgelegde bezoeken, de exacte afbakening (gemeenschappelijke delen, kelders, vuilstortkokers, technische ruimten, leidingschachten, buitenomgeving), de termijnen voor noodinterventies en de opzeggingsvoorwaarden. Zonder bestek is het onmogelijk aan te tonen dat een dienstverlener in gebreke blijft. Onze gids over het bestek voor een 3D-dienstverlening beschrijft welke clausules erin thuishoren.

Voeg voor een VvE bij het contract de besluit van de algemene vergadering waarmee het is goedgekeurd, samen met de notulen. Dat is het stuk dat de beheerder beschermt wat betreft het aangaan van de uitgave.

2. De interventierapporten

Het hart van het register. Een bruikbaar rapport vermeldt minstens:

Een rapport zonder aanbeveling met naam en toenaam is een dood rapport: niemand is belast met handelen. De methode om het na te lezen staat uitgewerkt in ons artikel over hoe u een interventierapport controleert.

3. Het plaatsingsplan van de lokaasposten

Het stuk dat het vaakst ontbreekt, en nochtans het meest wordt nagekeken. Het gaat om een plan van het gebouw of de ruimte met nummering van de posten, hun aard (beveiligd lokaas, mechanische val, lijmplaat — buiten verboden wegens niet-doelwitfauna —, detector) en de datum van plaatsing. Elke post draagt ter plaatse een label dat overeenstemt met het plan.

In een uitgestrekte VvE wordt een papieren plan vol stiftaantekeningen onleesbaar. Een ringmap met stevige transparante hoesjes is voldoende om een plaatsingsplan vier contractjaren lang netjes te houden, op voorwaarde dat elke herziening gedateerd wordt. De beveiligingsregels zelf komen uitgebreid aan bod in ons artikel over rodenticide lokaas in een appartementsgebouw.

4. De veiligheidsinformatiebladen en de toelatingen

Voor elk gebruikt product moet de dienstverlener het bijgewerkte veiligheidsinformatieblad (VIB) overhandigen, samen met het nummer van de markttoelating die wordt afgegeven na beoordeling door ANSES. In werkruimten voeden die VIB's de beoordeling van chemische risico's en moeten ze toegankelijk zijn voor de bedrijfsarts en de ondernemingsraad. Bewaar ook een kopie van het Certibiocide van de technicus(sen) en, in voorkomend geval, de certificering van de dienstverlener (CEPA, NF Service).

5. Het meldingenregister

Dit is het stuk dat niemand bijhoudt en dat dossiers doet winnen. Een eenvoudige tabel, bijgehouden door de huisbewaarder, de raad van commissarissen of de beheerder: datum van de melding, melder, precieze locatie, aard (rat, muis, kakkerlak, bedwants), gevolg, datum van de uitgelokte interventie. Hij toont twee dingen aan: dat de informatie circuleert, en dat de beheerder binnen een redelijke termijn reageert.

Afvalcontainers en opengereten vuilniszakken in de binnenhof van een bakstenen gebouw, groene auto geparkeerd

6. De brieven, aanmaningen en bestekken voor werken

Een stevig dossier bevat ook de geschiedenis van de rappels: e-mails aan de dienstverlener, aanmaningen, niet-goedgekeurde bestekken voor afdichting, rondschrijven aan de bewoners over afvalscheiding en de vuilnisruimte, geweigerde toegang tot een woning. Elk van die stukken verschuift de verantwoordelijkheid naar wie niet heeft gehandeld. Zie hierover de procedure van aanmaning van de beheerder of de verhuurder en de aanpak bij een bewoner die de toegang voor een behandeling weigert.

Hoe lang u elk stuk bewaart

Er bestaat geen enkele uniforme termijn. In de praktijk overlappen drie horizonten:

Voor beroepsmatige blootstelling aan gevaarlijke chemische agentia schrijft de regelgeving veel langere termijnen voor wat de individuele opvolging betreft: de werkgever richt zich tot de dienst voor preventie en gezondheid op het werk en tot de documentatie van het INRS.

Twee praktische regels zijn nuttiger dan deze tabel: vernietig nooit een dossier zolang een besmetting actief blijft, en bewaar alles tien jaar wanneer het gebouw een geschil of een onbewoonbaarverklaring heeft gekend.

Hoe u het dossier organiseert zonder er dagen aan te verliezen

De dubbele klassering op papier en digitaal

De formule die het op termijn volhoudt: een gedateerd digitaal origineel, met tijdstempel via de e-mail waarmee de dienstverlener het verzond, en een papieren exemplaar in een map die op de locatie wordt bijgehouden (loge, technische ruimte, directiekantoor). Het papier dient voor de controleur die onaangekondigd komt; het digitale dient voor de opvolger.

Wat digitalisering betreft maakt een documentscanner met automatische invoer van een halve dag archiveren twintig minuten, en gaan de ter plaatse ondertekende rapporten dezelfde dag als pdf de deur uit. Voor veldnotities blijft een eenvoudig notitieboekje met harde kaft betrouwbaarder dan een telefoon in een vochtige kelder, op voorwaarde dat de vaststellingen binnen achtenveertig uur in het register worden overgenomen.

Bestanden één keer en voorgoed benoemen

Een naamgevingsconventie voorkomt 90 % van de onvindbare dossiers:

• JJJJ-MM-DD_rapport_gebouwB_dienstverlener.pdf
• JJJJ-MM-DD_plaatsingsplan_v3.pdf
• JJJJ-MM-DD_melding_lot214.pdf

Klasseren per jaar, dan per type stuk. Dossiers die per dienstverlener zijn geordend, worden onbruikbaar zodra de opdrachthouder voor het eerst verandert.

Foto's: het stuk dat het minst kost en het meest opbrengt

Een gedateerde foto van een toegangspunt, een aangevreten ventilatierooster, een overvolle vuilnisruimte of een niet-beveiligde lokaaspost zegt meer dan een pagina beschrijving. Fotografeer systematisch, met een referentievoorwerp voor de schaal, en archiveer in dezelfde map als het rapport van die maand. In kelders, souterrains en technische schachten verandert een krachtige oplaadbare zaklamp de kwaliteit van de vaststellingen: je fotografeert wat je ziet, en bij het licht van één kelderplafondlamp zie je niets.

Voor zones waar meldingen zonder verklaring blijven terugkomen, documenteert een bewakingscamera met bewegingsdetectie die een week in een technische ruimte staat de nachtelijke passages beter dan welke lokaasopnametelling ook — op voorwaarde dat u er geen gebruik van maakt in drukbezochte gemeenschappelijke delen zonder de informatieregels voor bewoners en de AVG te respecteren.

Sorteerbakken en bezems in een betegelde gang van een gebouw, een zone die knaagdieren aantrekt

Wie houdt het register, en wat gebeurt er als het van hand verandert

In een VvE

De beheerder houdt het archief van de vereniging. Bij een wissel van beheerder verplicht het décret n° 67-223 van 17 maart 1967, gewijzigd door de loi ALUR (ALUR-wet), tot overdracht van het volledige archief aan de opvolger binnen één maand, en vervolgens de resterende stukken binnen twee maanden. Het plaagdierdossier hoort daarbij: contracten, rapporten, plaatsingsplannen, meldingengeschiedenis.

In de praktijk doet de raad van commissarissen er goed aan een eigen kopie van het dossier te bewaren: dat is de enige manier om na een onvolledige overdracht niet van nul te moeten herbeginnen. Een nauw verwant onderwerp komt aan bod in ons artikel over hoe u een rattenbestrijdingscontract laat goedkeuren op de algemene vergadering.

In sociale huisvesting en bij huurbeheer

Het dossier splitst zich in twee: een gebouwluik (gemeenschappelijke delen, kelders, netwerken) bijgehouden door het agentschap of de patrimoniumdienst, en een woningluik dat aan de huurovereenkomst hangt, het lot volgt en zowel bij de eindoplevering als bij een klacht beschikbaar moet zijn. Het woningluik is datgene wat terugkomt in dossiers over schadevergoeding en huurvermindering.

In winkels, kantoren en opslagloodsen

Het register wordt gevoegd bij het sanitair beheersplan voor de levensmiddelensector, en bij het uniek document voor de beoordeling van beroepsrisico's voor het arbeidsluik. Bij een handelshuur bepaalt de verdeling van lasten en verplichtingen wie wat archiveert: de huurder bewaart zijn eigen bezoeken, de verhuurder die van de gemeenschappelijke delen en de netwerken. De samenhang staat uitgewerkt in ons artikel over knaagdieren in een winkel op de begane grond van een gebouw.

Opslagloodsen en logistieke platformen ondergaan daarbovenop klantenaudits (IFS, BRC, referentiekaders van de grootdistributie), die een volledige geschiedenis van twaalf maanden eisen, samen met de trends in lokaasopname en traceerbare corrigerende maatregelen.

De zes gebreken die een overigens correct dossier ruïneren

1. Facturen in plaats van rapporten. Een factuur bewijst een uitgave, geen interventie. Eis bij elk bezoek het rapport, zonder uitzondering.
2. Niet-ondertekende rapporten. Zonder medeondertekening door de huisbewaarder of de beheerder is een rapport een intern document van de dienstverlener.
3. Een plaatsingsplan dat nooit wordt bijgewerkt. Dertien posten op het plan, negen op het terrein: dat verschil volstaat om het geheel ongeloofwaardig te maken.
4. Geen schriftelijk gevolg aan de aanbevelingen. De aanbeveling « de leidingdoorvoer van gebouw B dichtmaken », elf keer herhaald zonder bestek of gemotiveerde weigering, is een bezwarend stuk tegen de beheerder, niet tegen de dienstverlener.
5. Meldingen van bewoners die verloren gaan in individuele mailboxen of informele gesprekken in de hal.
6. Een dossier dat verdwijnt bij een wissel van dienstverlener, omdat de stukken op het extranet van de vertrekkende opdrachthouder stonden. Download en archiveer elk halfjaar lokaal.

Het raamwerk dat u in een halve dag opzet

• Open één enkel dossier, op papier en digitaal, per gebouw of per site.
• Breng daarin het contract, het bestek en de notulen van de AV of het bestedingsbesluit samen.
• Vraag de dienstverlener het bijgewerkte plaatsingsplan, de VIB's en de Certibiocide-certificaten.
• Maak de meldingentabel en duid één enkele persoon aan die hem bijhoudt.
• Haal de beschikbare geschiedenis van de afgelopen twaalf maanden in.
• Zet een jaarlijkse doorlichting van het dossier op de agenda van de raad van commissarissen of van de directiebeoordeling.
• Exporteer vóór het einde van elk contract alle stukken die bij de dienstverlener zijn gehost.

Een op die manier bijgehouden register verjaagt de knaagdieren niet. Het doet drie dingen: het laat u een dienstverlener besturen in plaats van ondergaan, het beschermt de beheerder, de verhuurder of de werkgever bij een controle of een geschil, en het bewaart het geheugen van het gebouw wanneer de gesprekspartners veranderen. In een gebouw in de regio Île-de-France is dat geheugen vaak meer waard dan een extra lokaascampagne.

Om het bestaande te laten doorlichten, een registermodel op maat van uw patrimonium te verkrijgen of een jaarcontract met vastgelegde leveringen te laten becijferen, bekijk onze jaarcontracten of vraag een prijsopgave aan.

Bronnen: ANSES (markttoelatingen voor biociden); INRS (dossiers « Chemisch risico » en « Werkruimten »); Légifrance (décret n° 2002-120, décret n° 67-223, verordening (EU) nr. 528/2012, verordening (EG) nr. 852/2004, arrêté van 21 december 2009, artikel 2224 van de Code civil); departementale sanitaire reglementen van Île-de-France.