Zmiana zarządcy: przejęcie akt deratyzacji

Nowy zarządca objął obowiązki 1 lipca. W październiku dwóch właścicieli lokali zgłasza myszy na klatce schodowej A. Rada wspólnoty prosi o „wznowienie umowy na deratyzację”. Nikt nie wie jakiej: poprzednie biuro nie przekazało ani umowy, ani planu rozmieszczenia, ani danych kontaktowych wykonawcy. Zarządca dzwoni do firmy znalezionej w internecie, która wystawia fakturę za wizytę diagnostyczną i odkrywa w podziemiach dziewiętnaście karmników deratyzacyjnych, z czego jedenaście pustych, trzy rozbite i dwa nie do znalezienia. Od jak dawna? Nie da się stwierdzić.

Ta czarna dziura to jedna z najbardziej niedocenianych przyczyn trwałej inwazji w budynkach wielorodzinnych i w zasobach na wynajem w regionie Île-de-France. Zmiana zarządcy, administratora lub wykonawcy niemal zawsze powoduje przerwę w ciągłości trwającą kilka miesięcy — dokładnie tyle, ile populacja myszy potrzebuje, by odzyskać uspokojony budynek. I w przeciwieństwie do niepowodzenia technicznego, tej przerwy nie widać: pozycje budżetowe przechodzą, zaliczki są pobierane, nikt nie sprawdza, czy ktoś faktycznie przyjechał.

Ten artykuł opisuje, co poprzedni zarządca musi przekazać, czego należy wymagać od ustępującego wykonawcy, jak zaudytować już istniejące wyposażenie i w jakiej kolejności odbudować system zwalczania szkodników, nie płacąc za wszystko po raz drugi.

Biało-szary szczur wspinający się na przezroczystą plastikową miskę stojącą na jasnym blacie

Dlaczego okres przejściowy jest najbardziej niebezpieczny

System zwalczania to nie abonament, to historia

Deratyzacja prowadzona w ramach umowy ma wartość tylko dzięki ciągłości: tej samej numeracji karmników, tych samych monitorowanych punktów przejścia, tego samego odczytu zużycia przynęty, które rośnie lub spada. Wykonawca, który zna budynek, wie, że karmnik nr 7, za pionem kanalizacyjnym w wózkowni, jest wyjadany każdej jesieni i że przed włożeniem nowego bloczka trzeba sprawdzić kratkę sąsiedniego okienka piwnicznego.

Gdy dokumentacja znika, ta pamięć znika razem z nią. Nowy wykonawca startuje od zera, tworzy nowy plan rozmieszczenia i traci jeden–dwa kwartały na ponowne odkrywanie tego, co poprzednik już wiedział. W tym czasie budynek nie jest leczony: jest obserwowany.

Trzy klasyczne przerwy

Czwarty wiersz jest najbardziej zdradliwy. Restauracja czy sklepik, który się zamyka, zabiera ze sobą swoją prywatną umowę: populacja, którą karmił, przenosi się w kolejnych tygodniach do części wspólnych. Temat szczegółowo omawiamy w artykule o gryzoniach w lokalu handlowym w parterze budynku.

Co poprzedni zarządca musi przekazać: ramy prawne

Termin jednego miesiąca i stan zaległości

We wspólnotach mieszkaniowych przekazanie archiwów jest uregulowane. Artykuł 18-2 francuskiej ustawy nr 65-557 z 10 lipca 1965 r., uzupełniony dekretem nr 67-223, nakłada na zarządcę, którego mandat się kończy, obowiązek przekazania nowemu zarządcy całości dokumentów i archiwów wspólnoty w ciągu miesiąca od zakończenia funkcji, a następnie, w ciągu trzech miesięcy, stanu rozliczeń właścicieli i wspólnoty. W przeciwnym razie nowy zarządca lub wspólnota może zwrócić się do prezesa sądu powszechnego orzekającego w trybie zabezpieczającym.

Archiwa nie ograniczają się do protokołów i rozliczeń. Obejmują obowiązujące umowy o konserwację i utrzymanie, a zatem roczną umowę na deratyzację i dezynsekcję, jej aneksy, warunki wypowiedzenia oraz powiązane faktury. Książka obiektu budowlanego, przewidziana dekretem nr 2001-477 z 30 maja 2001 r., również wymienia bieżące umowy serwisowe.

Lista, której należy zażądać czarno na białym

Ogólne żądanie („prosimy o przekazanie archiwów”) zwykle przynosi karton protokołów i nic użytecznego. Trzeba wymienić dokumenty po nazwie:

• obowiązującą umowę na usługi 3D (deratyzacja, dezynsekcja, dezynfekcja), z datą wejścia w życie, okresem obowiązywania, okresem wypowiedzenia i dokładnym zakresem (części wspólne, piwnice, pomieszczenia na odpady, zsypy, pomieszczenia techniczne, tereny zewnętrzne);
• plan rozmieszczenia lub numerowany plan instalacji karmników deratyzacyjnych i pułapek mechanicznych, z oznaczeniem według budynku i kondygnacji;
• raporty z interwencji za ostatnie 24 miesiące, datowane i podpisane;
• karty charakterystyki oraz wykaz zastosowanych produktów biobójczych wraz z numerami pozwoleń na wprowadzenie do obrotu;
• zaświadczenie Certibiocide wykonawcy oraz jego certyfikat CEPA / NF EN 16636, jeśli go posiada;
• historię zgłoszeń od właścicieli i najemców, w tym korespondencję e-mailową;
• ewentualne kosztorysy prac uszczelniających zaproponowane, ale nieuchwalone;
• korespondencję z gminną służbą higieny i zdrowia lub z regionalną agencją zdrowia (ARS), jeśli taka miała miejsce.

Wspólnota, która nie ma swojego planu rozmieszczenia, nie ma swojego systemu deratyzacji. Wynajmuje pamięć swojego wykonawcy.

Te same dokumenty stanowią podstawę rejestru opisanego w naszym przewodniku po rejestrze sanitarnym szkodników. Okres przejściowy to najlepszy moment, by się ich domagać: jedyny, w którym poprzednie biuro ma prawny obowiązek odpowiedzieć.

Co ustępujący wykonawca musi zrobić na miejscu

Demontaż wyposażenia nie jest opcjonalny

Kończąca się umowa na deratyzację pozostawia po sobie sprzęt: zabezpieczone karmniki deratyzacyjne, pułapki, płytki detekcyjne, niekiedy lampy owadobójcze. W ogromnej większości umów sprzęt ten pozostaje własnością wykonawcy. Jego obecność po wypowiedzeniu umowy rodzi dwa problemy.

Najpierw problem regulacyjny: karmnik zawierający przynętę przeciwkrzepliwą musi pozostawać pod nadzorem, być oznakowany, zamykany na klucz i kontrolowany w określonych odstępach. Karmnik porzucony na osiem miesięcy w pomieszczeniu na odpady nie jest już narzędziem zwalczania — to niedozorowany skład produktu biobójczego, z ryzykiem wtórnego zatrucia okolicznych kotów i ptaków drapieżnych oraz bezpośrednim ryzykiem dla każdego, kto by go otworzył. Zasady zabezpieczania opisujemy szczegółowo w artykule o przynętach rodentycydowych w budynku.

Następnie problem diagnostyczny: nowy wykonawca nie potrafi zinterpretować zużycia przynęty, jeśli nie zna ani daty jej założenia, ani substancji aktywnej, ani dawkowania.

Dlatego w wypowiedzeniu umowy należy zażądać protokołu demontażu wyliczającego usunięte wyposażenie, odzyskane ilości przynęty oraz datę. Jeśli wspólnota chce zachować karmniki, negocjuje się ich odkupienie, z obowiązkową wymianą bloczków i kluczy.

Przypadek wykonawcy, który już nie wraca

Bywa, że firma, której wypowiedziano umowę z powodu nienależytego wykonania, przestaje się pojawiać. Zarządca musi wtedy zlecić nowemu wykonawcy sporządzenie protokołu stanu faktycznego, ze zdjęciami i numeracją, a odzyskane przynęty potraktować jako odpady niebezpieczne i przekazać właściwemu odbiorcy. Zwykły zeszyt kontroli do użytku technicznego, prowadzony na miejscu przez dozorcę, wystarczy, by opatrzyć te ustalenia datą, a potem służy jako dowód w razie sporu o fakturowanie ostatniego kwartału.

Audyt przejęcia: na co nowy wykonawca musi spojrzeć

Elewacja starej kamienicy z jasnej cegły ze schodami pożarowymi i czerwonymi drzwiami

Wizja techniczna, a nie zwykłe wyłożenie przynęt

Przejęcie umowy nigdy nie zaczyna się od ustawienia trzydziestu karmników. Zaczyna się od udokumentowanej wizji technicznej, fakturowanej odrębnie w poważnych ofertach, która musi dać cztery rezultaty:

1. Inwentaryzacja aktywności: śladów przejścia, szlaków, świeżych lub starych odchodów, nadgryzień, zgłaszanych odgłosów — z naniesieniem na mapę kondygnacja po kondygnacji.
2. Inwentaryzacja budynku: punkty wejścia, niezaślepione szachty, przegryzione kratki, dolne krawędzie drzwi piwnic, przejścia instalacji, wyschnięte syfony podłogowe, klapy zsypów.
3. Inwentaryzacja czynników przyciągających: gospodarka odpadami, pomieszczenia na śmieci, składowanie w piwnicach, dokarmianie zwierząt na podwórzu, wycieki wody.
4. Nowy, numerowany plan rozmieszczenia, z uzasadnieniem każdej lokalizacji.

Punkt 2 decyduje o wyniku. Przejęcie umowy to jedyna okazja, by raz na zawsze wycenić prace uszczelniające, ponieważ świeże spojrzenie widzi to, czego przyzwyczajenie już nie dostrzegało. Naszą pełną metodę przedstawiamy w artykule o uszczelnianiu punktów wejścia w budynku.

Minimalne wyposażenie rady wspólnoty

Rada wspólnoty czy zarządca nie musi wykonywać pracy technika, ale musi być w stanie ją sprawdzić. Trzy przedmioty wystarczą, by nie zależeć całkowicie od otrzymanego raportu:

• mocna latarka budowlana, niezbędna do oględzin szachtów na piętrach, przestrzeni podpodłogowych i głębi piwnic, gdzie stałego oświetlenia zawsze brakuje;
• dalmierz laserowy, do zmierzenia długości kratek i dolnych krawędzi drzwi do zabezpieczenia oraz uczciwego porównania dwóch kosztorysów uszczelnień;
• zestaw nietoksycznych płytek detekcyjnych, zakładanych przez dozorcę w zgłoszonych miejscach między dwiema wizytami: pozwalają zobiektywizować realną aktywność tam, gdzie relacje mieszkańców są sprzeczne.

W budynkach wrażliwych — gastronomia w parterze, aparthotel, placówka ochrony zdrowia — endoskopowa kamera inspekcyjna z ekranem umożliwia zajrzenie za podniesioną podłogę lub w szacht techniczny bez otwierania ścianki, co pozwala uniknąć wielu zbędnych interwencji. A gdy zasób przekracza kilka budynków, niewielki praktyczny przewodnik po zarządzaniu szkodnikami w budownictwie wielorodzinnym pomaga zarządcy mówić tym samym językiem co wykonawcy podczas wspólnych wizji.

Harmonogram przejęcia, którego trzeba się trzymać

Pierwsze 90 dni

Nie czekać z działaniem na zebranie wspólnoty. Pilne środki zachowawcze i bieżące utrzymanie mieszczą się w kompetencjach zarządcy; tylko podpisanie nowej umowy wieloletniej i prace wymagają uchwały. Zasady większości i kosztorysy, które trzeba załączyć, omawiamy w artykule o uchwalaniu umowy na deratyzację na zebraniu wspólnoty.

Pułapka myślenia „zobaczymy na następnym zebraniu”

Budynek w regionie paryskim, który traci ochronę w lipcu i czeka na zebranie w marcu, przechodzi dwa pełne sezony bez interwencji: jesienny skok, gdy startuje centralne ogrzewanie i gryzonie szukają ciepła, a potem zimę w podziemiach. W efekcie koszt przejęcia jest zawsze wyższy od kosztu zaoszczędzonej umowy, bo trzeba zacząć od intensywnej fazy zwalczania, a nie od zwykłego utrzymania.

Po stronie właściciela, zarządcy i firmy

Zmiana wykonawcy bez utraty identyfikowalności

Dla operatora mieszkań socjalnych, spółki nieruchomościowej czy sieci wielooddziałowej stawka jest ta sama, ale skala zmienia wszystko. Trzy odruchy pozwalają uniknąć luki w identyfikowalności przy zmianie wykonawcy kontraktu:

• narzucić w specyfikacji przekazanie planów rozmieszczenia w formacie nadającym się do dalszej pracy oraz własność danych z interwencji po stronie zamawiającego, a nie wykonawcy;
• przewidzieć okres nakładania się dwóch do czterech tygodni między wykonawcą ustępującym i wchodzącym, ze wspólną wizytą na obiektach uznanych za wrażliwe;
• wymagać raportu stanu początkowego dla każdego obiektu w ciągu 30 dni od powiadomienia, stanowiącego punkt odniesienia do późniejszego pomiaru skuteczności.

Te klauzule redaguje się z wyprzedzeniem: nasz przewodnik po specyfikacji usług 3D omawia ich sformułowanie, a artykuł o analizie ofert w przetargu wyjaśnia, jak nie wybierać wyłącznie według ceny.

Dla firmy: kontrola sanitarna nie interesuje się zmianą wykonawcy

Restaurator, piekarz, zarządca magazynu spożywczego pozostaje zobowiązany, na podstawie rozporządzenia (WE) nr 852/2004 i pakietu higienicznego, do stałego zwalczania szkodników. W trakcie kontroli urzędowej brak raportów za jeden kwartał nie da się wytłumaczyć zmianą dostawcy: stanowi on uchybienie dokumentacyjne. Przed wypowiedzeniem umowy należy mieć już podpisaną umowę z następcą i uzyskaną kopię historii zabiegów.

Trzy błędy, które kosztują najwięcej

1. Ponowne użycie starego planu rozmieszczenia bez weryfikacji. Remonty, przebudowy piwnic i zmiany sposobu użytkowania pomieszczeń przesunęły punkty przejścia. Dwuletni plan się weryfikuje, a nie przepisuje.
2. Płacenie za przejęcie jak za bieżące utrzymanie. Pierwszy rok po przerwie normalnie kosztuje więcej: zagęszczona faza zwalczania, a następnie przejście na utrzymanie kwartalne. Oferta, która od razu proponuje dwie wizyty w roku w budynku z potwierdzoną aktywnością, obiecuje porażkę.
3. Pominięcie lokali prywatnych i lokali usługowych. Części wspólne zabezpieczone, a lokal handlowy nie: populacja się utrzymuje. Koordynacja z najemcami musi być zapisana w umowie.

Odruch, o którym warto pamiętać zarówno nowemu zarządcy, jak i administratorowi: zająć się sprawą szkodników w ciągu miesiąca od objęcia funkcji, dokładnie tak samo jak windą i kotłownią. To jedyny moment, w którym dokumenty da się jeszcze odzyskać z mocy prawa, i jedyny, w którym audyt budynku można sfinansować raz, by uniknąć dziesięciu lat wykładania przynęt.

Jeśli potrzebna jest techniczna wizja przejęcia w budynku lub w zasobie nieruchomości w regionie paryskim, nasz zespół sporządza szczegółowy kosztorys po wspólnych oględzinach i proponuje umowy roczne obejmujące przekazanie wspólnocie planów rozmieszczenia.