Registro sanitario de plagas: qué documentos conservar

El tribunal no reprochó al administrador no haber hecho nada. Le reprochó no poder demostrarlo. Tres años de contrato anual, un proveedor certificado, visitas periódicas: pero a la hora de responder a la demanda de un copropietario por perturbación del disfrute pacífico, el despacho solo aportó seis facturas y dos correos electrónicos. Ningún plano de colocación, ningún informe de intervención fechado, ninguna constancia de los avisos recibidos ni de los requerimientos enviados al proveedor. La comunidad de propietarios pagó.

Este escenario es mucho más frecuente que un fracaso técnico. Tanto en edificios de viviendas como en locales profesionales de la región parisina, la lucha contra las plagas se decide tanto en el archivador como en el terreno. Una inspección de la DDPP o de la DDETSPP en un restaurante, un control del servicio municipal de higiene y salud, una auditoría de cliente en un almacén, un litigio con un inquilino, un cambio de administrador: en todos estos casos, lo que existe es lo que está escrito.

Este artículo describe qué debe contener un registro sanitario de plagas, cuánto tiempo conservar cada documento, quién es responsable de ello y cómo organizar la transmisión del expediente cuando cambia el administrador, el gestor o el proveedor.

Patio de un edificio con contenedor de basura desbordado y bolsas negras junto a la vegetación

Por qué la trazabilidad no es un simple trámite administrativo

Tres obligaciones convergen en el mismo archivador

Ningún texto único impone un «registro de plagas» en sentido estricto para una comunidad de propietarios de viviendas. Pero tres cuerpos normativos producen, cada uno por su lado, la misma exigencia de prueba:

• el règlement sanitaire départemental (RSD, reglamento sanitario departamental), que obliga a propietarios y gestores a mantener los edificios libres de animales nocivos y a realizar las operaciones de desratización y desinsectación necesarias;
• el decreto n.º 2002-120 del 30 de enero de 2002 sobre la vivienda digna, completado por la loi ELAN (ley ELAN), que exige una vivienda libre de toda infestación de especies nocivas y parásitos — una de las bases de la mayoría de los litigios arrendaticios;
• el reglamento (CE) n.º 852/2004 y la orden del 21 de diciembre de 2009 para los establecimientos alimentarios, que imponen un plan de control sanitario del que la lucha contra las plagas es un apartado documentado, y el Code du travail (Código de Trabajo francés, artículos R. 4221-1 y siguientes) para los locales de trabajo, con la responsabilidad del empleador recordada por el INRS.

Añádase el reglamento (UE) n.º 528/2012 sobre los biocidas: el uso de rodenticidas e insecticidas profesionales conlleva obligaciones de trazabilidad que recaen sobre el aplicador, pero que el cliente necesita para justificar sus propias decisiones.

Lo que realmente mira un inspector

Un inspector casi nunca pregunta «¿tienen ratas?». Pide fechas. Cuántas visitas en los últimos doce meses, qué estaciones, qué observaciones, qué acciones correctivas tras constatar consumo de cebo en el sótano en marzo. Un expediente completo pero imperfecto vale más que un expediente vacío y un discurso tranquilizador. Es exactamente la lógica descrita en nuestro artículo sobre el plan de control de plagas en un hotel, trasladable a un edificio de viviendas.

En un litigio, la ausencia de documento no es neutra: se interpreta como falta de diligencia. Es la regla de prueba más costosa para un administrador de fincas o un arrendador.

Los documentos que componen el registro

1. El contrato y su pliego de condiciones

Primer documento del expediente, a menudo el peor archivado. Deben figurar en él el contrato firmado, sus anexos técnicos, el número de visitas contratadas, el perímetro exacto (zonas comunes, sótanos, conductos de basura, locales técnicos, patinillos, exteriores), los plazos de intervención de urgencia y las condiciones de resolución. Sin pliego de condiciones es imposible demostrar que un proveedor incumple. Nuestra guía sobre el pliego de condiciones de un servicio 3D detalla las cláusulas que deben incluirse.

En una comunidad de propietarios, conviene adjuntar al contrato el acuerdo de la junta general que lo aprobó, con el acta correspondiente. Es el documento que protege al administrador en lo relativo al compromiso de gasto.

2. Los informes de intervención

El núcleo del registro. Un informe aprovechable incluye, como mínimo:

Un informe sin recomendación nominal es un informe muerto: nadie se encarga de actuar. El método de revisión se detalla en nuestro artículo sobre cómo controlar un informe de intervención.

3. El plano de colocación de las estaciones de cebado

El documento que falta con más frecuencia y, sin embargo, el más verificado. Se trata de un plano del edificio o del local con la numeración de las estaciones, su naturaleza (cebo asegurado, trampa mecánica, placa de pegamento prohibida en exterior por la fauna no objetivo, detector) y la fecha de instalación. Cada estación lleva en el sitio una etiqueta que se corresponde con el plano.

En una comunidad extensa, un plano en papel anotado con rotulador acaba resultando ilegible. Un archivador de anillas con fundas transparentes rígidas basta para mantener un plano de colocación en buen estado durante cuatro años de contrato, siempre que se feche cada revisión. Las propias reglas de seguridad se desarrollan en nuestro artículo sobre los cebos rodenticidas en edificios.

4. Las fichas de datos de seguridad y las autorizaciones

Para cada producto utilizado, el proveedor debe entregar la ficha de datos de seguridad (FDS) actualizada y el número de autorización de comercialización expedida tras la evaluación de la ANSES. En locales de trabajo, estas FDS alimentan la evaluación de riesgos químicos y deben estar accesibles para el médico del trabajo y el comité de empresa (CSE). Conservar también la copia del Certibiocide del o de los técnicos y, en su caso, la certificación del proveedor (CEPA, NF Service).

5. El registro de avisos

Es el documento que nadie mantiene y que hace ganar los expedientes. Una tabla sencilla, llevada por el conserje, el consejo de la comunidad o el gestor: fecha del aviso, autor, localización precisa, naturaleza (rata, ratón, cucaracha, chinche de cama), medida adoptada, fecha de la intervención realizada. Demuestra dos cosas: que la información circula y que el gestor reacciona en un plazo razonable.

Contenedores y bolsas de basura rotas en el patio de un edificio de ladrillo, con un coche verde aparcado

6. Las cartas, requerimientos y presupuestos de obras

Un expediente sólido contiene también el historial de reclamaciones: correos al proveedor, requerimientos formales, presupuestos de sellado no aprobados, circulares a los ocupantes sobre la separación de residuos y el cuarto de basuras, negativas de acceso a una vivienda. Cada uno de estos documentos desplaza la responsabilidad hacia quien no actuó. Véase a este respecto el procedimiento de requerimiento al administrador o al arrendador y cómo actuar ante un ocupante que niega el acceso al tratamiento.

Cuánto tiempo conservar cada documento

No existe un plazo único. En la práctica, se superponen tres horizontes:

En el caso de exposiciones profesionales a agentes químicos peligrosos, la normativa impone plazos mucho más largos para el seguimiento individual: el empleador debe remitirse al servicio de prevención y salud laboral y a la documentación del INRS.

Dos reglas prácticas valen más que esta tabla: no destruir nunca un expediente mientras la infestación siga activa y conservarlo todo diez años cuando el edificio ha tenido un litigio o una orden de insalubridad.

Cómo organizar el expediente sin dedicarle días enteros

La doble clasificación en papel y digital

La fórmula que aguanta con el tiempo: un original digital fechado, con sello temporal del correo de envío del proveedor, y un ejemplar en papel en un archivador conservado en el edificio (portería, local técnico, despacho de dirección). El papel sirve para el inspector que llega sin avisar; el formato digital, para el sucesor.

En cuanto a la digitalización, un escáner de documentos con alimentador automático convierte media jornada de archivo en veinte minutos, y los informes firmados en el edificio se envían en PDF el mismo día. Para las anotaciones de campo, una simple libreta de tapa dura sigue siendo más fiable que un teléfono en un sótano húmedo, siempre que se trasladen las observaciones al registro en las cuarenta y ocho horas siguientes.

Nombrar los archivos una vez por todas

Una convención de nomenclatura evita el 90 % de los expedientes imposibles de encontrar:

• AAAA-MM-DD_informe_edificioB_proveedor.pdf
• AAAA-MM-DD_plano-de-colocacion_v3.pdf
• AAAA-MM-DD_aviso_vivienda214.pdf

Clasificación por año y después por tipo de documento. Los expedientes ordenados por proveedor quedan inutilizables en cuanto se produce el primer cambio de empresa.

Las fotos: el documento que menos cuesta y más vale

Una foto fechada de un punto de entrada, de una rejilla de ventilación roída, de un cuarto de basuras desbordado o de una estación de cebado sin asegurar dice más que una página de descripción. Hay que fotografiar sistemáticamente, con un objeto de referencia para la escala, y archivar en la misma carpeta que el informe del mes. En sótanos, bodegas y patinillos técnicos, una linterna potente recargable cambia la calidad de las constataciones: se fotografía lo que se ve, y no se ve nada con la luz de un plafón de sótano.

Para las zonas donde los avisos persisten sin explicación, una cámara de vigilancia con detección de movimiento instalada una semana en un local técnico documenta los desplazamientos nocturnos mejor que cualquier registro de consumo de cebo — siempre que no se utilice en zonas comunes transitadas sin respetar las normas de información a los ocupantes y el RGPD.

Contenedores de reciclaje y escobas en un pasillo embaldosado de un edificio, zona propicia para los roedores

Quién custodia el registro y qué ocurre cuando cambia de manos

En una comunidad de propietarios

El administrador es el depositario de los archivos de la comunidad. En caso de cambio de administrador, el decreto n.º 67-223 del 17 de marzo de 1967, modificado por la loi ALUR (ley ALUR), impone la entrega de la totalidad de los archivos al sucesor en el plazo de un mes, y el resto de los documentos en dos meses. El expediente de plagas forma parte de ellos: contratos, informes, planos de colocación, historial de avisos.

En la práctica, al consejo de la comunidad le conviene conservar su propia copia del expediente: es la única manera de no empezar de cero tras una transmisión incompleta. Un tema afín se aborda en nuestro artículo sobre cómo aprobar un contrato de desratización en junta general.

En vivienda social y gestión de alquileres

El expediente se desdobla: un apartado de edificio (zonas comunes, sótanos, redes) a cargo de la agencia o del servicio de patrimonio, y un apartado de vivienda vinculado al contrato de arrendamiento, que acompaña al inmueble y debe poder aportarse tanto en el acta de salida como en caso de reclamación. El apartado de vivienda es el que aparece en los expedientes de indemnización y reducción de alquiler.

En comercios, oficinas y almacenes

El registro se anexa al plan de control sanitario en el sector alimentario, y al documento único de evaluación de riesgos laborales en el apartado laboral. En un arrendamiento comercial, el reparto de gastos y obligaciones determina quién archiva qué: el arrendatario conserva sus visitas, el arrendador las de las zonas comunes y las redes. Esta articulación se detalla en nuestro artículo sobre los roedores en un local comercial situado en los bajos de un edificio.

Los almacenes y plataformas logísticas soportan además las auditorías de clientes (IFS, BRC, estándares de la gran distribución), que exigen un historial completo de doce meses, las tendencias de consumo de cebo y las acciones correctivas documentadas.

Los seis defectos que arruinan un expediente por lo demás correcto

1. Facturas en lugar de informes. Una factura prueba un gasto, no una intervención. Hay que exigir el informe en cada visita, sin excepción.
2. Informes sin firmar. Sin la contrafirma del conserje o del gestor, un informe es un documento interno del proveedor.
3. Un plano de colocación nunca actualizado. Trece estaciones en el plano, nueve en el terreno: la diferencia basta para desacreditar el conjunto.
4. Ningún seguimiento escrito de las recomendaciones. La recomendación «sellar el paso de patinillo del edificio B» repetida once veces sin presupuesto ni negativa motivada es una prueba de cargo contra el gestor, no contra el proveedor.
5. Avisos de ocupantes perdidos en buzones de correo individuales o en conversaciones informales en el portal.
6. Un expediente que desaparece al cambiar de proveedor, porque los documentos estaban alojados en la extranet de la empresa saliente. Descargar y archivar en local cada semestre.

El esquema que se puede implantar en media jornada

• Abrir un expediente único, en papel y digital, por edificio o por centro.
• Incorporar el contrato, el pliego de condiciones y el acta de junta o la decisión de compromiso de gasto.
• Reclamar al proveedor el plano de colocación actualizado, las FDS y los Certibiocide.
• Crear la tabla de avisos y designar a una sola persona encargada de mantenerla.
• Recuperar el historial disponible de los últimos doce meses.
• Incluir una revisión anual del expediente en el orden del día del consejo de la comunidad o de la revisión por la dirección.
• Antes del fin de cada contrato, exportar la totalidad de los documentos alojados en los sistemas del proveedor.

Un registro llevado de esta manera no elimina los roedores. Hace tres cosas: permite dirigir al proveedor en lugar de padecerlo, protege al administrador, al arrendador o al empleador en caso de inspección o litigio, y conserva la memoria del edificio cuando cambian los interlocutores. En un edificio de la región parisina, esa memoria vale a menudo más que una campaña de cebado adicional.

Para auditar la situación actual, obtener un modelo de registro adaptado a su patrimonio o presupuestar un contrato anual con entregables definidos, consulte nuestros contratos anuales o solicite un presupuesto.

Fuentes: ANSES (autorizaciones de comercialización de biocidas); INRS (expedientes «Riesgo químico» y «Locales de trabajo»); Légifrance (decreto n.º 2002-120, decreto n.º 67-223, reglamento (UE) n.º 528/2012, reglamento (CE) n.º 852/2004, orden del 21 de diciembre de 2009, artículo 2224 del Código Civil); reglamentos sanitarios departamentales de la región de Île-de-France.