Cambio di amministratore: riprendere il dossier infestanti

Il nuovo amministratore è entrato in carica il 1° luglio. A ottobre, due condòmini segnalano topi nella tromba delle scale A. Il consiglio di condominio chiede « la ripresa del contratto di derattizzazione ». Nessuno sa quale: lo studio precedente non ha trasmesso né contratto, né planimetria delle postazioni, né i contatti del fornitore. L'amministratore chiama una società trovata online, che fattura una visita diagnostica e scopre diciannove postazioni di esca nel piano interrato, di cui undici vuote, tre sfondate e due introvabili. Da quanto tempo? Impossibile dirlo.

Questo buco nero è una delle cause più sottovalutate di infestazione persistente negli edifici collettivi e nel patrimonio in locazione. Un cambio di amministratore, di gestore o di fornitore crea quasi sempre un'interruzione di continuità di diversi mesi — esattamente il tempo che serve a una popolazione di topi per riprendersi un edificio pacificato. E a differenza di un fallimento tecnico, questa interruzione non si vede: le voci di bilancio passano, le spese vengono richieste, nessuno verifica che qualcuno sia effettivamente venuto.

Questo articolo descrive cosa deve consegnare l'amministratore uscente, cosa esigere dal fornitore che lascia l'incarico, come verificare le attrezzature già in posto e in quale ordine ricostruire un dispositivo di lotta senza ripagare tutto.

Ratto bianco e grigio che si arrampica su una ciotola di plastica trasparente appoggiata su un piano di lavoro chiaro

Perché la transizione è il momento più pericoloso

Un dispositivo di lotta non è un abbonamento, è uno storico

Una derattizzazione sotto contratto vale solo per la sua continuità: la stessa numerazione delle postazioni, gli stessi punti di passaggio monitorati, la stessa lettura di un consumo di esca che sale o che scende. Un fornitore che conosce un edificio sa che la postazione n. 7, dietro la colonna delle acque reflue del locale biciclette, viene consumata ogni autunno, e che bisogna controllare la griglia della bocca di lupo vicina prima di rimettere un blocco.

Quando il dossier scompare, questa memoria scompare con lui. Il nuovo tecnico riparte da una pagina bianca, ricrea una planimetria delle postazioni e perde uno o due trimestri a riscoprire ciò che l'altro sapeva. Nel frattempo l'edificio non è trattato: è osservato.

Le tre interruzioni classiche

La quarta riga è la più insidiosa. Un ristorante o un minimarket che chiude porta via con sé il proprio contratto privato: la popolazione che alimentava si sposta verso le parti comuni nelle settimane successive. Il tema è approfondito nel nostro articolo sui rodenti in un negozio al piano terra.

Cosa deve consegnare l'amministratore uscente: il quadro giuridico

Il termine di un mese e la situazione dei morosi

In condominio, il trasferimento degli archivi è disciplinato. L'articolo 18-2 della legge n. 65-557 del 10 luglio 1965, integrato dal decreto n. 67-223, impone all'amministratore il cui mandato cessa di consegnare al nuovo amministratore l'insieme dei documenti e degli archivi del condominio entro un mese dalla fine delle sue funzioni, poi, entro tre mesi, la situazione dei conti dei condòmini e del condominio. In mancanza, il nuovo amministratore o il condominio può adire il presidente del tribunale giudiziario in sede di procedimento d'urgenza.

Gli archivi non si limitano ai verbali e ai conti. Comprendono i contratti di manutenzione e assistenza in corso, quindi il contratto annuale di derattizzazione-disinfestazione, le sue appendici, le condizioni di disdetta e le fatture collegate. Anche il libretto di manutenzione dell'edificio, previsto dal decreto n. 2001-477 del 30 maggio 2001, cita i contratti di manutenzione ordinaria.

L'elenco da richiedere nero su bianco

Una richiesta generica (« vi preghiamo di trasmetterci gli archivi ») produce generalmente uno scatolone di verbali e nulla di utilizzabile. Bisogna nominare i documenti:

• il contratto di prestazione 3D in corso, con data di efficacia, durata, preavviso e perimetro esatto (parti comuni, cantine, locali rifiuti, canna di caduta rifiuti, locali tecnici, aree esterne);
• la planimetria di posa o planimetria di installazione numerata delle postazioni di esca e delle trappole meccaniche, con riferimento per edificio e per piano;
• i rapporti di intervento degli ultimi 24 mesi, datati e firmati;
• le schede di dati di sicurezza e l'elenco dei prodotti biocidi utilizzati, con i numeri di autorizzazione all'immissione in commercio;
• l'attestato Certibiocide del fornitore e il suo certificato CEPA / NF EN 16636, se lo possiede;
• lo storico delle segnalazioni di condòmini e inquilini, comprese le e-mail;
• gli eventuali preventivi di lavori di chiusura dei varchi proposti e non votati;
• la corrispondenza con il servizio comunale di igiene e sanità o con l'autorità sanitaria, se c'è stata.

Un condominio che non possiede la propria planimetria di posa non possiede il proprio dispositivo di derattizzazione. Affitta la memoria del suo fornitore.

Questi stessi documenti costituiscono la base del registro descritto nella nostra guida al registro sanitario infestanti. Richiederli al momento della transizione è la scelta migliore: è l'unico momento in cui lo studio precedente ha l'obbligo legale di rispondere.

Cosa deve fare sul campo il fornitore uscente

La rimozione delle attrezzature non è facoltativa

Un contratto di derattizzazione che si interrompe lascia dietro di sé del materiale: scatole esca di sicurezza, trappole, piastre di rilevamento, a volte lampade per insetti. Nella grande maggioranza dei contratti questo materiale resta di proprietà del fornitore. La sua presenza dopo la disdetta pone due problemi.

Innanzitutto un problema normativo: una postazione contenente un'esca anticoagulante deve restare sotto sorveglianza, identificata, chiusa a chiave e controllata a intervalli definiti. Una postazione abbandonata per otto mesi in un locale rifiuti non è più un dispositivo di lotta, è un deposito di prodotto biocida non sorvegliato — con un rischio di intossicazione secondaria per i gatti del quartiere e i rapaci, e un rischio diretto per chiunque la aprisse. Le regole di messa in sicurezza sono descritte nel nostro articolo sulle esche rodenticide negli edifici.

Poi un problema diagnostico: il nuovo fornitore non può interpretare consumi di cui non conosce né la data di posa, né la molecola, né il dosaggio.

Bisogna quindi esigere, nella lettera di disdetta, un verbale di rimozione che elenchi le attrezzature ritirate, le quantità di esca recuperate e la data. Se il condominio desidera conservare le scatole, la cosa si negozia tramite riacquisto, con sostituzione sistematica dei blocchi e delle chiavi.

Il caso del fornitore che non torna

Succede che una società disdetta per cattiva esecuzione non si presenti più. L'amministratore deve allora far constatare lo stato dei luoghi dal nuovo tecnico, con foto e numerazione a supporto, e trattare le esche recuperate come rifiuti pericolosi attraverso la filiera adeguata. Un semplice registro di ispezione a uso tecnico, tenuto localmente dal portiere, è sufficiente per datare queste constatazioni e serve poi come prova in caso di contenzioso sulla fatturazione dell'ultimo trimestre.

La verifica di ripresa: cosa deve esaminare il nuovo fornitore

Facciata di un vecchio condominio in mattoni chiari con scala di sicurezza e porta rossa

Una visita tecnica, non una semplice posa di esche

Una ripresa di contratto non comincia mai con la posa di trenta postazioni. Comincia con una visita tecnica documentata, fatturata a parte nelle offerte serie, che deve produrre quattro risultati:

1. Il rilievo dell'attività: tracce di passaggio, piste, deiezioni fresche o vecchie, rosicchiature, rumori segnalati, mappati piano per piano.
2. Il rilievo dell'edificio: punti di ingresso, cavedi non richiusi, griglie divorate, parti basse delle porte delle cantine, attraversamenti di impianti, sifoni a pavimento asciutti, sportelli della canna dei rifiuti.
3. Il rilievo dell'attrattività: gestione dei rifiuti, locali immondizie, stoccaggio nelle cantine, alimentazione di animali nel cortile, perdite d'acqua.
4. La nuova planimetria di posa numerata, con la giustificazione di ogni collocazione.

Il punto 2 è quello che cambia il risultato. Una ripresa di contratto è l'occasione unica per quantificare una volta per tutte i lavori di chiusura dei varchi, perché uno sguardo nuovo vede ciò che l'abitudine non vedeva più. Il nostro metodo completo è descritto nell'articolo sulla chiusura dei punti di ingresso negli edifici.

L'attrezzatura minima del consiglio di condominio

Un consiglio di condominio o un amministratore non deve fare il lavoro del tecnico, ma deve poter verificare. Tre attrezzature bastano per non dipendere interamente dal rapporto ricevuto:

• una torcia potente da cantiere, indispensabile per ispezionare i cavedi di piano, i vespai e il fondo delle cantine dove l'illuminazione fissa manca sempre;
• un metro laser telemetro, per rilevare le lunghezze di griglie e parti basse delle porte da trattare e confrontare onestamente due preventivi di chiusura;
• una serie di piastre di rilevamento non tossiche, posate dal portiere nei punti segnalati tra due passaggi: rendono oggettiva un'attività reale dove le testimonianze si contraddicono.

Per gli edifici sensibili — ristorazione al piano terra, residenza alberghiera, struttura sanitaria — una telecamera endoscopica di ispezione con schermo permette di guardare dietro un pavimento sopraelevato o dentro un cavedio tecnico senza aprire la parete, evitando molti interventi inutili. E appena il patrimonio supera qualche edificio, una piccola guida pratica alla gestione degli infestanti negli edifici collettivi aiuta il gestore a parlare la stessa lingua dei suoi fornitori durante le visite in contraddittorio.

Il calendario di ripresa da rispettare

I primi 90 giorni

Non attendere l'assemblea per agire. Le misure cautelative urgenti e la manutenzione ordinaria rientrano nei poteri dell'amministratore; solo la firma di un nuovo contratto pluriennale e i lavori richiedono un voto. Le regole di maggioranza e i preventivi da allegare sono dettagliati nel nostro articolo sul voto di un contratto di derattizzazione in assemblea.

La trappola del « ne parliamo alla prossima assemblea »

Un edificio che perde il suo trattamento a luglio e aspetta l'assemblea di marzo subisce due stagioni intere senza interventi: l'ondata autunnale, quando il riscaldamento centralizzato riparte e i rodenti cercano il caldo, poi l'inverno nei piani interrati. Alla fine, il costo della ripresa è sistematicamente superiore al costo del contratto evitato, perché bisogna ripartire da una fase di attacco intensiva anziché da una semplice manutenzione.

Dal lato del locatore, del gestore e dell'impresa

Cambiare fornitore senza perdere la tracciabilità

Per un gestore di edilizia sociale, una società immobiliare o un operatore multi-sito, le questioni sono identiche ma il volume cambia tutto. Tre accortezze evitano il buco di tracciabilità in caso di cambio dell'aggiudicatario dell'appalto:

• imporre nel capitolato la consegna delle planimetrie di posa in formato utilizzabile e la proprietà dei dati di intervento in capo al committente, non all'aggiudicatario;
• prevedere un periodo di sovrapposizione di due a quattro settimane tra uscente ed entrante, con visita congiunta sui siti classificati come sensibili;
• esigere un rapporto sullo stato iniziale per ogni sito entro 30 giorni dalla notifica, da usare come riferimento per misurare le prestazioni successive.

Queste clausole si redigono a monte: la nostra guida al capitolato di una prestazione 3D ne illustra la formulazione, e l'articolo sull'analisi delle offerte in gara d'appalto spiega come non scegliere solo in base al prezzo.

Per un'impresa, il controllo sanitario non si interessa al vostro cambio di fornitore

Un ristoratore, un panettiere, un gestore di magazzino alimentare resta tenuto, ai sensi del regolamento (CE) n. 852/2004 e del Pacchetto igiene, a controllare gli infestanti in modo permanente. Durante un'ispezione delle autorità di controllo, l'assenza di rapporti per un trimestre non si giustifica con un cambio di fornitore: costituisce una carenza documentale. Prima di disdire, bisogna aver firmato con il successivo e ottenuto la copia dello storico.

I tre errori che costano di più

1. Riutilizzare la vecchia planimetria di posa senza verifica. I lavori, le riorganizzazioni delle cantine e i cambi di destinazione dei locali hanno spostato i punti di passaggio. Una planimetria di due anni si verifica, non si ricopia.
2. Pagare una ripresa al prezzo di una manutenzione. Il primo anno dopo un'interruzione costa normalmente più caro: fase di attacco con passaggi ravvicinati, poi passaggio a una manutenzione trimestrale. Un'offerta che propone subito due passaggi annuali su un edificio con attività confermata promette un fallimento.
3. Dimenticare le unità private e i locali commerciali. Parti comuni trattate e negozio non trattato: la popolazione si mantiene. Il coordinamento con i conduttori deve essere previsto nel contratto.

L'accortezza da tenere, per un amministratore entrante come per un gestore: trattare il dossier infestanti entro il mese successivo all'entrata in carica, allo stesso titolo dell'ascensore e della caldaia. È l'unico momento in cui i documenti sono ancora recuperabili per diritto, e il solo in cui una verifica dell'edificio può essere fatturata una volta per evitare dieci anni di posa di esche.

Per una visita tecnica di ripresa su un edificio o un patrimonio immobiliare, il nostro team redige un preventivo dettagliato dopo un rilievo in contraddittorio, e propone contratti annuali che includono la consegna delle planimetrie di posa al condominio.