Caderno de encargos 3D: como redigi-lo para um proprietário social ou um administrador de condomínio

Todos os gestores de património da região de Paris já viveram esta cena. Três orçamentos sobre a mesa do conselho de condomínio ou do comité de compras. O primeiro indica 1 180 € por ano, o segundo 2 450 €, o terceiro 4 900 €. Ninguém é capaz de explicar porquê. As rubricas não têm os mesmos nomes, as frequências não estão especificadas, um fala de «4 visitas», o outro de «tratamento curativo conforme necessidade», o terceiro de «contrato de controlo de pragas com reporting». Vota-se no mais barato. Doze meses mais tarde, os inquilinos continuam a reportar ratos no compartimento do lixo e começa tudo de novo.

O problema quase nunca é o prestador. É o documento que serviu para o escolher. Um caderno de encargos 3D — desratização, desinsetização, desinfeção — que cabe em meia página produz mecanicamente propostas incomparáveis e um serviço mínimo. Pelo contrário, um caderno de encargos que descreve o património, as obrigações de resultado e as provas esperadas transforma o concurso numa verdadeira comparação e coloca o gestor em posição de sancionar um prestador incumpridor.

Este artigo detalha o que deve conter um caderno de encargos 3D para um proprietário social, um administrador de condomínio, um gestor de imóveis de serviços ou uma autarquia da Île-de-France: a divisão em lotes, as frequências, os indicadores, os documentos a exigir e as cláusulas que fazem a diferença no momento do litígio.

Pequeno rato castanho a comer um pedaço de pão, escondido entre musgo verde e ervas

Porque é que «3D» não é um serviço, mas três ofícios

Três técnicas, três lógicas económicas

O hábito francês de falar de «3D» tem um efeito perverso: dá a ilusão de que se compra um bloco homogéneo. Na realidade, as três vertentes não têm a mesma unidade de obra, nem o mesmo ritmo, nem o mesmo risco.

Misturar as três numa única rubrica «pacote anual 3D» equivale a pagar uma subscrição por um serviço que, no dia em que for necessário tratar trinta habitações contra percevejos da cama, será faturado à parte — ou recusado. Um caderno de encargos sério cria, por isso, três lotes técnicos distintos, cada um com a sua tabela de preços unitários, mesmo que um único prestador fique com o conjunto.

A armadilha da obrigação de meios

A maioria dos contratos assinados em condomínio são obrigações de meios: o prestador compromete-se a comparecer, não a obter um resultado. É juridicamente confortável para ele e não vale nada para o cliente. Um relatório que indica «visita efetuada, iscas renovadas» durante oito trimestres consecutivos não é prova de eficácia, é prova de presença.

O caderno de encargos deve converter, no mínimo, o lote de desratização numa obrigação de resultado enquadrada: ausência de vestígios frescos nas zonas comuns no final do período de arranque (geralmente 60 a 90 dias), queda das queixas dos residentes e um plano de ação escrito acionado automaticamente acima de um determinado limiar. Esta lógica é exatamente a que os auditores aplicam na indústria e na logística, como descrevemos no artigo sobre ratos em armazém e auditorias de clientes.

Primeira parte do documento: descrever o património, não a necessidade

É o erro mais frequente e mais caro. Um caderno de encargos que diz «desratização de um edifício de 48 habitações» não permite a ninguém orçamentar a sério. Dois edifícios de 48 habitações podem exigir um trabalho numa proporção de um para cinco, dependendo da existência de uma conduta de lixo, de um estacionamento em dois níveis, de um compartimento para bicicletas assente em terra ou de caves abobadadas.

O inventário a anexar

Para cada endereço, o documento deve fornecer:

• O número de edifícios, de caixas de escadas, de habitações e de espaços comerciais no rés-do-chão.
• A natureza e a área das caves: arrecadações, estacionamentos, número de níveis, existência de uma rede de drenagem visitável.
• Os locais técnicos: compartimento do lixo (com ou sem ponto de água), conduta de lixo em serviço ou selada, casa dos contadores, central térmica, casa das máquinas do elevador, prumadas técnicas. A casa dos contadores é sistematicamente subestimada, apesar de concentrar as prumadas verticais: dedicámos-lhe um artigo específico sobre os ratos e ratinhos na casa dos contadores.
• Os espaços exteriores: canteiros, taludes, zonas junto aos contentores, parques infantis, compostores partilhados.
• O histórico: natureza das infestações dos últimos 24 meses, número de queixas, intervenções já realizadas, relatórios disponíveis.
• As restrições de acesso: existência ou não de porteiro, horários, cartões de acesso, presença de crianças pequenas, habitações ocupadas por pessoas vulneráveis.

Uma planta da cave, mesmo aproximada, vale dez páginas de prosa. Um simples levantamento com um medidor laser de distâncias para obra permite produzir áreas fiáveis, e um conjunto de fotografias anotadas evita mal-entendidos sobre o estado real dos locais.

O ponto que faz explodir os orçamentos a posteriori

Especifique se as partes privativas integram o perímetro. Na habitação social, um contrato que cobre apenas as zonas comuns bate de frente com o primeiro caso sério de baratas germânicas: a infestação vive nas cozinhas, não na escada. Preveja, por isso, um preço unitário «tratamento de uma habitação ocupada» e um preço «tratamento de uma caixa de escadas completa» já na consulta, caso contrário cada campanha dará origem a um adicional negociado em cima do acontecimento.

As cláusulas técnicas que distinguem uma verdadeira proposta de um preço

Produtos, doses e rastreabilidade regulamentar

O caderno de encargos deve exigir, para cada produto previsto:

• O nome comercial, o número de autorização de introdução no mercado e a família da substância ativa.
• A ficha de dados de segurança e a ficha técnica.
• As condições de utilização: dose, prazo de reentrada nos locais, medidas de proteção dos ocupantes.

Quanto às habilitações, dois documentos não são negociáveis: o Certibiocide dos técnicos (obrigatório para a aquisição e a utilização profissional de produtos biocidas, ver o portal do Ministère de la Transition écologique) e a declaração das atividades no dispositivo Simmbad. A ANSES recorda regularmente que circulam no mercado produtos não autorizados, nomeadamente contra percevejos da cama e baratas: exigir as autorizações de introdução no mercado na proposta é a forma mais simples de filtrar.

Na desinfeção, especifique a norma exigida. A referência habitualmente citada nos contratos franceses é a norma NF T72-281, relativa aos processos de desinfeção de superfícies por via aérea, complementada pelas normas EN 13697 ou EN 14476 em função do espetro pretendido (bactericida, virucida, fungicida). Um orçamento de desinfeção que não menciona nenhuma norma nem nenhum tempo de contacto não descreve um serviço: descreve uma passagem com um pulverizador.

Os postos de isca: número, tipo, localização

É o núcleo do lote de desratização. Exija na proposta:

• O número de postos propostos por endereço e a sua localização em planta.
• O tipo: postos seguros com fecho de chave, armadilhas mecânicas, estações de monitorização não tóxicas em zona sensível.
• O princípio da não permanência das iscas anticoagulantes: a regulamentação europeia e as boas práticas profissionais proíbem a iscagem permanente sem justificação. Um prestador que propõe blocos fixos durante todo o ano, sem avaliação, trabalha à moda antiga — e expõe o condomínio em caso de intoxicação secundária de um gato ou de uma ave de rapina.
• O tratamento das zonas onde a isca é proibida ou inadequada: creche, escola, cozinha de restaurante, armazém alimentar. Aí, são as armadilhas mecânicas e a vedação de aberturas que fazem o trabalho.

A vertente de obras, precisamente, está muitas vezes ausente dos contratos. Mas 70 % do resultado depende da estanquidade do edifício. Um caderno de encargos útil prevê um preço unitário para a colocação de grelhas de aço inoxidável, de escovas de base de porta e de placas de tapamento, ou, no mínimo, um relatório de recomendações orçamentado. Uma grelha de ventilação em inox bem colocada elimina um ponto de entrada em definitivo; um bloco de isca compensa-o indefinidamente.

Cave abobadada antiga e poeirenta, cheia de tábuas e bancos de madeira, com paredes de pedra degradadas

Os indicadores: o que torna um contrato gerível

Um contrato sem indicadores é um contrato sem alavanca. Três famílias bastam, desde que estejam escritas no documento.

1. Indicadores de atividade

• Taxa de visitas realizadas dentro da janela contratual (objetivo: 100 %).
• Prazo de intervenção após queixa urgente: 24 h em zona alimentar ou creche, 48 h úteis em habitação, 5 dias úteis para uma visita de controlo programada.
• Taxa de postos efetivamente verificados por visita (um posto inacessível não reportado é um incumprimento, não uma desculpa).

2. Indicadores de resultado

• Taxa de consumo de iscas por zona, acompanhada ao longo do tempo: é a curva que mostra se a infestação está a diminuir.
• Número de capturas e de vestígios frescos por zona.
• Número de queixas de residentes ou de trabalhadores por trimestre, a comparar com o trimestre anterior.

3. Indicadores de conformidade

• Relatório entregue em 5 dias úteis após cada visita, com planta, fotografias datadas, produtos utilizados e recomendações.
• Registo sanitário ou dossiê de pragas atualizado e presente na portaria ou no local técnico.
• Certibiocide dos técnicos válido durante toda a vigência do contrato.

Associe-lhes um mecanismo simples: acima de dois relatórios em falta ou de dois atrasos de intervenção num trimestre, penalidade fixa e reunião de acompanhamento obrigatória. A penalidade não precisa de ser pesada — 5 % do valor trimestral é geralmente suficiente — precisa de ser automática.

Desinfeção: o lote que todos se esquecem de enquadrar

A desinfeção não é um gesto de conforto. Após uma infestação de roedores, a urina, as dejeções e os isolamentos contaminados representam um risco sanitário documentado: leptospirose (a Santé publique France publica regularmente balanços sobre esta zoonose), hantavírus, salmonelas, alergénios. A limpeza deve preceder a desinfeção, e a remoção dos materiais contaminados deve ser rastreada.

O caderno de encargos deve, portanto, especificar para este lote:

• O perímetro: locais abrangidos, áreas, existência de isolamentos ou de tetos falsos a remover.
• O protocolo: despoeiramento húmido (nunca varrer a seco nem usar aspirador doméstico), limpeza desengordurante, aplicação do desinfetante, tempo de contacto, eventual enxaguamento.
• A gestão de resíduos: acondicionamento, circuito de eliminação, guia de acompanhamento.
• Os EPI dos técnicos e a proteção dos ocupantes: uma obra deste tipo exige, no mínimo, fatos descartáveis, luvas de nitrilo e uma máscara FFP3, não uma máscara cirúrgica.
• A reposição em serviço: prazo de reentrada, ventilação, autocontrolo de superfície se o contrato o exigir.

O nosso protocolo detalhado de recuperação consta do artigo sobre a desinfeção depois de uma infestação de roedores. Para o leitor gestor, a regra a retir é simples: uma rubrica «desinfeção: 350 €» sem protocolo nem norma não vale nada em caso de contestação.

Documentos administrativos e critérios de avaliação

A lista a exigir na consulta

• Certificado de seguro de responsabilidade civil profissional atualizado, com montantes de cobertura.
• Certibiocide dos técnicos afetos ao contrato (cópias nominais).
• Declaração de situação regularizada perante a segurança social e as finanças.
• Eventual certificação: CEPA / norma europeia EN 16636 para a gestão do controlo de pragas, ou processo de qualidade equivalente.
• Três referências comparáveis na Île-de-France, com nome do cliente e volume tratado.
• CV ou descritivos de função dos técnicos e indicação da taxa de subcontratação.
• Modelo de relatório de intervenção efetivamente utilizado (o documento mais revelador de todos).

Ponderar o preço a 40 %, não a 70 %

Um contrato 3D atribuído com 70 % de peso no preço seleciona o prestador que passará menos tempo no local. Uma ponderação equilibrada para um património habitacional é mais ou menos assim: preço 40 %, valor técnico 40 % (planta de implantação dos postos, protocolos, reporting, prazos), meios humanos e organização 20 %. E, sobretudo: peça uma tabela de preços unitários além do pacote anual, para que cada campanha fora do pacote esteja orçamentada de antemão.

Validar o documento: assembleia geral, conselho de condomínio, comité

Em condomínio, o contrato anual de desratização integra as despesas de conservação corrente votadas em assembleia geral por maioria do artigo 24. Três pontos bloqueiam regularmente estes processos:

• Os orçamentos devem ser anexados à convocatória. Uma votação sobre um valor sem documento anexo é frágil. Preveja o envio com, pelo menos, 21 dias de antecedência.
• A consulta ao mercado deve ser real: três propostas construídas sobre o mesmo caderno de encargos, não três orçamentos espontâneos recebidos com seis meses de intervalo.
• A repartição dos encargos deve ficar decidida: zonas comuns gerais, encargos específicos de um edifício e destino dos espaços comerciais no rés-do-chão, que beneficiam muitas vezes de um tratamento específico. O tema é abordado em detalhe no nosso artigo sobre os roedores num espaço comercial no rés-do-chão de um edifício.

Para um proprietário social ou uma autarquia, o enquadramento é o do código da contratação pública: acordo-quadro com encomendas por ordem de compra, divisão em lotes geográficos por departamento, duração de um ano renovável três vezes. A duração conta: um prestador que sabe que ainda tem quatro anos à frente investe na vedação de aberturas e na formação dos porteiros. Um contrato de um ano seco incentiva a ronda mínima.

O melhor indicador da qualidade de um contrato 3D não é o seu preço por metro quadrado. É a capacidade do gestor de responder, em menos de cinco minutos e com documentos na mão, à pergunta: «O que aconteceu neste compartimento do lixo nos últimos dezoito meses?»

Formar as equipas de terreno: a cláusula mais rentável

Um porteiro formado deteta um caminho de passagem de ratazana, uma mancha de urina sob luz UV ou uma dejeção fresca três semanas antes de um residente se queixar. Inscreva no caderno de encargos uma obrigação de formação anual dos porteiros e agentes de limpeza pelo prestador: meio dia, reconhecimento de indícios, bons reflexos de comunicação, erros a evitar no compartimento do lixo.

Equipe-os em consequência: uma lanterna de luz negra para detetar vestígios de urina, um caderno de registo plastificado em cada portaria e uma obra de referência sobre controlo de pragas em edifícios acessível no gabinete do porteiro. O custo é insignificante face a uma campanha curativa contra baratas numa caixa de escadas inteira.

Para as infestações de insetos que atravessam as habitações, aplica-se o mesmo princípio de gestão, com restrições de acesso bem mais pesadas: veja o nosso método para tratar percevejos da cama num edifício inteiro.

O modelo de índice a reutilizar

1. Objeto do contrato e perímetro geográfico
2. Descrição do património (anexos: plantas, inventário dos locais, histórico)
3. Lote 1 — Desratização: objetivos, implantação dos postos, frequências, produtos
4. Lote 2 — Desinsetização: alvos, protocolos, campanhas, controlo ao dia 21
5. Lote 3 — Desinfeção: protocolos, normas, gestão de resíduos
6. Obras de prevenção e vedação de aberturas: preços unitários
7. Reporting, registo sanitário e indicadores
8. Prazos de intervenção e serviço de piquete
9. Formação do pessoal de proximidade
10. Penalidades, reuniões de acompanhamento, condições de rescisão
11. Documentos administrativos exigidos e critérios de avaliação
12. Tabela de preços unitários

Um documento com esta estrutura cabe em oito a doze páginas para um património médio. É o preço de entrada para deixar de comparar o incomparável. Se desejar um modelo já redigido e adaptado ao seu património da região de Paris, a nossa equipa acompanha regularmente administradores de condomínio e proprietários nesta fase inicial: as condições estão detalhadas nas nossas páginas administradores e gestores e contratos anuais, e um pedido de orçamento permite partir de um inventário real em vez de um modelo genérico.

Fontes

• ANSES — alertas e autorizações de introdução no mercado de produtos biocidas
• Ministère de la Transition écologique — dispositivo Certibiocide e declaração Simmbad
• Santé publique France — balanços sobre a leptospirose e as zoonoses ligadas aos roedores
• INRS — riscos biológicos e equipamentos de proteção individual em ambiente contaminado
• Norma NF T72-281 (AFNOR) — processos de desinfeção de superfícies por via aérea
• Norma EN 16636 — serviços de gestão do controlo de pragas
• Código da contratação pública e lei de 10 de julho de 1965 (condomínio), artigo 24