Registo sanitário de pragas: documentos a guardar

O tribunal não censurou o administrador do condomínio por não ter feito nada. Censurou-o por não o conseguir provar. Três anos de contrato anual, um prestador certificado, visitas regulares: mas, no momento de responder à ação movida por um condómino por perturbação do gozo do imóvel, o escritório só apresentou seis faturas e dois e-mails. Nenhuma planta de colocação de iscos, nenhum relatório de intervenção datado, nenhum registo das comunicações recebidas nem das insistências enviadas ao prestador. O condomínio pagou.

Este cenário é muito mais frequente do que uma falha técnica. Tanto em edifícios de habitação coletiva como em instalações profissionais, o controlo de pragas decide-se tanto no dossiê como no terreno. Inspeção das autoridades sanitárias num restaurante, fiscalização do serviço municipal de higiene e saúde, auditoria de um cliente num armazém, litígio de arrendamento, mudança de administrador: em todos estes casos, o que existe é o que está escrito.

Este artigo descreve o que deve conter um registo sanitário de pragas, quanto tempo conservar cada documento, quem é responsável por ele e como organizar a transmissão do dossiê quando muda o administrador, o gestor ou o prestador.

Pátio de edifício com contentor do lixo a transbordar e sacos de lixo negros junto à vegetação

Porque é que a rastreabilidade não é uma simples formalidade administrativa

Três obrigações convergem para o mesmo dossiê

Nenhum texto único impõe um «registo de pragas» em sentido estrito a um condomínio de habitação. Mas três conjuntos de regras produzem, cada um por seu lado, a mesma exigência de prova:

• o règlement sanitaire départemental (RSD, regulamento sanitário departamental), que obriga proprietários e gestores a manter os edifícios livres de animais nocivos e a mandar realizar as operações de desratização e desinsetização necessárias;
• o decreto n.º 2002-120, de 30 de janeiro de 2002, sobre a habitação decente, complementado pela lei ELAN, que exige uma habitação livre de qualquer infestação de espécies nocivas e parasitas — uma das bases da maioria dos litígios de arrendamento;
• o Regulamento (CE) n.º 852/2004 e a portaria de 21 de dezembro de 2009 para os estabelecimentos alimentares, que impõem um plano de controlo sanitário no qual o controlo de pragas constitui um capítulo documentado, e o Código do Trabalho (artigos R. 4221-1 e seguintes) para os locais de trabalho, com a responsabilidade do empregador reafirmada pelo INRS.

Acrescente-se o Regulamento (UE) n.º 528/2012 sobre produtos biocidas: a utilização de rodenticidas e inseticidas profissionais acarreta obrigações de rastreabilidade que recaem sobre o aplicador, mas de que o dono da obra precisa para justificar as suas próprias escolhas.

O que um fiscal realmente analisa

Um inspetor quase nunca pergunta «têm ratos». Pergunta datas. Quantas visitas nos últimos doze meses, que postos, que observações, que ações corretivas após a constatação de consumo de isco na cave em março. Um dossiê completo mas imperfeito vale mais do que um dossiê vazio acompanhado de um discurso tranquilizador. É exatamente a lógica descrita no nosso artigo sobre o plano de controlo de pragas em hotel, transponível para um edifício de habitação.

Em contencioso, a ausência de um documento não é neutra: é interpretada como ausência de diligência. É a regra de prova mais onerosa para um administrador de condomínio ou um senhorio.

Os documentos que compõem o registo

1. O contrato e o respetivo caderno de encargos

Primeiro documento do dossiê e, muitas vezes, o pior arquivado. Devem constar o contrato assinado, os seus anexos técnicos, o número de visitas contratuais, o perímetro exato (partes comuns, caves, condutas de lixo, locais técnicos, prumadas, zonas exteriores), os prazos de intervenção de urgência e as condições de rescisão. Sem caderno de encargos, é impossível demonstrar que um prestador está em falta. O nosso guia sobre o caderno de encargos de um serviço de desinfestação detalha as cláusulas a incluir.

Num condomínio, deve juntar-se ao contrato a deliberação da assembleia geral que o aprovou, com a respetiva ata. É o documento que protege o administrador quanto à questão do compromisso de despesa.

2. Os relatórios de intervenção

O núcleo do registo. Um relatório utilizável contém, no mínimo:

Um relatório sem recomendação nominativa é um relatório morto: ninguém fica encarregado de agir. O método de revisão está detalhado no nosso artigo sobre como verificar um relatório de intervenção.

3. A planta de colocação dos postos de isco

É o documento mais frequentemente ausente e, no entanto, o mais verificado. Trata-se de uma planta do edifício ou do local com numeração dos postos, natureza (isco em caixa de segurança, armadilha mecânica, placa de cola proibida no exterior por causa da fauna não visada, detetor) e data de instalação. Cada posto ostenta no local uma etiqueta correspondente à planta.

Num condomínio extenso, uma planta em papel anotada a marcador acaba ilegível. Um dossiê de argolas com bolsas transparentes rígidas basta para manter uma planta de colocação em bom estado durante quatro anos de contrato, desde que cada revisão seja datada. As próprias regras de segurança são desenvolvidas no nosso artigo sobre os iscos rodenticidas em edifícios.

4. As fichas de dados de segurança e as autorizações

Para cada produto utilizado, o prestador deve entregar a ficha de dados de segurança (FDS) atualizada e o número de autorização de introdução no mercado emitida após avaliação da ANSES. Em locais de trabalho, estas FDS alimentam a avaliação dos riscos químicos e devem estar acessíveis ao médico do trabalho e à comissão de trabalhadores. Conservar também a cópia do Certibiocide do ou dos técnicos e, se aplicável, a certificação do prestador (CEPA, NF Service).

5. O registo de comunicações

É o documento que ninguém mantém e que faz ganhar os processos. Um quadro simples, mantido pelo porteiro, pelo conselho fiscal ou pelo gestor: data da comunicação, autor, localização precisa, natureza (rato, ratazana, barata, percevejo), seguimento dado, data da intervenção desencadeada. Demonstra duas coisas: que a informação circula e que o gestor reage num prazo razoável.

Contentores e sacos de lixo rasgados num pátio de edifício de tijolo, carro verde estacionado

6. A correspondência, as interpelações formais e os orçamentos de obras

Um dossiê sólido contém também o historial das insistências: e-mails ao prestador, interpelações formais, orçamentos de vedação não aprovados, circulares aos ocupantes sobre a separação de resíduos e o compartimento do lixo, recusas de acesso a uma habitação. Cada um destes documentos desloca a responsabilidade para quem não agiu. Ver a este respeito o procedimento de interpelação formal do administrador ou do senhorio e a conduta a adotar diante de um ocupante que recusa o acesso ao tratamento.

Quanto tempo conservar cada documento

Não existe um prazo único. Na prática, sobrepõem-se três horizontes:

Para as exposições profissionais a agentes químicos perigosos, a regulamentação impõe prazos muito mais longos no acompanhamento individual: o empregador deve consultar o serviço de prevenção e saúde no trabalho e a documentação do INRS.

Duas regras práticas valem mais do que este quadro: nunca destruir um dossiê enquanto uma infestação continuar ativa e conservar tudo durante dez anos quando o edifício tenha sido objeto de um litígio ou de uma declaração de insalubridade.

Como organizar o dossiê sem gastar nele os dias inteiros

O arquivo duplo, em papel e em digital

A fórmula que resiste ao tempo: um original digital datado, com registo temporal pelo e-mail de envio do prestador, e um exemplar em papel num dossiê mantido no local (loja do porteiro, local técnico, gabinete da direção). O papel serve para o fiscal que chega sem avisar; o digital serve para o sucessor.

Quanto à digitalização, um scanner de documentos com alimentador automático transforma meio dia de arquivo em vinte minutos, e os relatórios assinados no local seguem em PDF no mesmo dia. Para os levantamentos no terreno, um simples caderno de capa rígida continua a ser mais fiável do que um telemóvel numa cave húmida, desde que as constatações sejam transcritas no registo nas quarenta e oito horas seguintes.

Nomear os ficheiros uma vez por todas

Uma convenção de nomenclatura evita 90 % dos dossiês impossíveis de encontrar:

• AAAA-MM-DD_relatorio_edificioB_prestador.pdf
• AAAA-MM-DD_planta-de-colocacao_v3.pdf
• AAAA-MM-DD_comunicacao_fracao214.pdf

Arquivo por ano e, depois, por tipo de documento. Os dossiês organizados por prestador tornam-se inutilizáveis logo na primeira mudança de titular.

As fotografias: o documento que custa menos e vale mais

Uma fotografia datada de um ponto de entrada, de uma grelha de ventilação roída, de um compartimento de lixo a transbordar ou de um posto de isco sem proteção vale mais do que uma página de descrição. Fotografar sistematicamente, com um objeto de referência para a escala, e arquivar na mesma pasta do relatório do mês. Nas caves, nos subsolos e nas prumadas técnicas, uma lanterna potente recarregável muda a qualidade das constatações: fotografa-se o que se vê, e não se vê nada à luz de uma lâmpada de teto de cave.

Para as zonas onde as comunicações persistem sem explicação, uma câmara de videovigilância com deteção de movimento colocada durante uma semana num local técnico documenta as passagens noturnas melhor do que qualquer registo de consumo de isco — desde que não seja utilizada em partes comuns frequentadas sem respeitar as regras de informação dos ocupantes e o RGPD.

Contentores de recolha seletiva e vassouras num corredor de edifício com azulejos, zona propícia a roedores

Quem detém o registo e o que acontece quando ele muda de mãos

Em condomínio

O administrador é o detentor do arquivo do condomínio. Em caso de mudança de administrador, o decreto n.º 67-223, de 17 de março de 1967, alterado pela lei ALUR, impõe a entrega da totalidade do arquivo ao sucessor no prazo de um mês e, depois, dos documentos restantes no prazo de dois meses. O dossiê de pragas faz parte disso: contratos, relatórios, plantas de colocação, historial de comunicações.

Na prática, o conselho fiscal ganha em conservar o seu próprio duplicado do dossiê: é a única forma de não começar de zero após uma transferência incompleta. Um tema próximo é abordado no nosso artigo sobre como aprovar um contrato de desratização em assembleia geral.

Em habitação social e em gestão de arrendamentos

O dossiê desdobra-se: uma parte relativa ao edifício (partes comuns, caves, redes) mantida pela agência ou pelo serviço de património, e uma parte relativa à habitação associada ao contrato de arrendamento, que acompanha a fração e deve poder ser mobilizada tanto no auto de vistoria de saída como em caso de reclamação. A parte relativa à habitação é a que reaparece nos processos de indemnização e redução de renda.

Em comércio, escritórios e armazéns

O registo é anexado ao plano de controlo sanitário no setor alimentar e ao documento único de avaliação dos riscos profissionais na vertente laboral. No arrendamento comercial, a repartição dos encargos e das obrigações determina quem arquiva o quê: o arrendatário conserva as suas visitas, o senhorio as das partes comuns e das redes. A articulação está detalhada no nosso artigo sobre os roedores num comércio no rés do chão de um edifício.

Os armazéns e plataformas logísticas sofrem ainda as auditorias de clientes (IFS, BRC, referenciais da grande distribuição), que exigem um historial completo de doze meses, as tendências de consumo de isco e as ações corretivas devidamente registadas.

Os seis defeitos que arruínam um dossiê de resto correto

1. Faturas em vez de relatórios. Uma fatura prova uma despesa, não uma intervenção. Exigir o relatório em cada visita, sem exceção.
2. Relatórios não assinados. Sem a contra-assinatura do porteiro ou do gestor, um relatório é um documento interno do prestador.
3. Uma planta de colocação nunca atualizada. Treze postos na planta, nove no terreno: a discrepância basta para desacreditar o conjunto.
4. Nenhum seguimento escrito das recomendações. A recomendação «tapar a travessia da prumada do edifício B», repetida onze vezes sem orçamento nem recusa fundamentada, é uma prova contra o gestor, não contra o prestador.
5. Comunicações de ocupantes perdidas em caixas de correio individuais ou em conversas informais no átrio.
6. Um dossiê que desaparece na mudança de prestador, porque os documentos estavam alojados na extranet do titular cessante. Descarregar e arquivar localmente a cada semestre.

O modelo a implementar em meio dia

• Abrir um dossiê único, em papel e em digital, por edifício ou por local.
• Nele incluir o contrato, o caderno de encargos, a ata da assembleia geral ou a decisão de compromisso de despesa.
• Reclamar ao prestador a planta de colocação atualizada, as FDS e os Certibiocide.
• Criar o quadro de comunicações e designar uma única pessoa responsável por mantê-lo.
• Recuperar o historial disponível dos últimos doze meses.
• Inscrever uma revisão anual do dossiê na ordem de trabalhos do conselho fiscal ou da revisão pela direção.
• Antes do fim de cada contrato, exportar a totalidade dos documentos alojados no prestador.

Um registo mantido desta forma não elimina os roedores. Faz três coisas: permite dirigir um prestador em vez de o suportar, protege o administrador, o senhorio ou o empregador em caso de fiscalização ou de litígio, e preserva a memória do edifício quando os interlocutores mudam. Num edifício da região parisiense, essa memória vale muitas vezes mais do que uma campanha adicional de iscagem.

Para auditar a situação existente, obter um modelo de registo adaptado ao seu património ou orçamentar um contrato anual com entregáveis definidos, consulte os nossos contratos anuais ou peça um orçamento.

Fontes: ANSES (autorizações de introdução no mercado de produtos biocidas); INRS (dossiês «Risco químico» e «Locais de trabalho»); Légifrance (decreto n.º 2002-120, decreto n.º 67-223, Regulamento (UE) n.º 528/2012, Regulamento (CE) n.º 852/2004, portaria de 21 de dezembro de 2009, artigo 2224 do Código Civil); regulamentos sanitários departamentais da região de Île-de-France.