Schädlingsregister: Diese Unterlagen aufbewahren

Das Gericht warf dem Verwalter nicht vor, nichts getan zu haben. Es warf ihm vor, es nicht beweisen zu können. Drei Jahre Jahresvertrag, ein zertifizierter Dienstleister, regelmäßige Begehungen: Doch als es darum ging, auf die Klage eines Wohnungseigentümers wegen Beeinträchtigung des Wohngenusses zu antworten, legte das Verwaltungsbüro lediglich sechs Rechnungen und zwei E-Mails vor. Kein Köderplan, kein datierter Einsatzbericht, keine Spur der eingegangenen Meldungen oder der Mahnungen an den Dienstleister. Die Eigentümergemeinschaft hat gezahlt.

Dieses Szenario ist weitaus häufiger als ein technisches Versagen. In Mehrfamilienhäusern wie in Gewerberäumen der Île-de-France entscheidet sich die Schädlingsbekämpfung genauso im Aktenordner wie vor Ort. Kontrolle der DDPP (Departementsdirektion für Bevölkerungsschutz) oder der DDETSPP in einem Restaurant, Prüfung durch den kommunalen Hygiene- und Gesundheitsdienst, Kundenaudit in einem Lager, Mietstreitigkeit, Verwalterwechsel: In all diesen Fällen existiert nur, was schriftlich festgehalten ist.

Dieser Artikel beschreibt, was ein Schädlingsregister enthalten muss, wie lange jede Unterlage aufzubewahren ist, wer dafür verantwortlich ist und wie die Übergabe der Akte organisiert wird, wenn der Verwalter, der Bestandsmanager oder der Dienstleister wechselt.

Innenhof eines Wohngebäudes mit überfüllter Mülltonne und schwarzen Müllsäcken neben der Vegetation

Warum Nachverfolgbarkeit keine Verwaltungsformalität ist

Drei Verpflichtungen laufen im selben Ordner zusammen

Keine einzige Rechtsvorschrift schreibt für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ein „Schädlingsregister" im engen Sinne vor. Doch drei Regelwerke erzeugen jeweils für sich dieselbe Beweisanforderung:

• das règlement sanitaire départemental (RSD, departementale Hygieneverordnung), das Eigentümer und Verwalter verpflichtet, Gebäude frei von Schadnagern und Schadinsekten zu halten und die erforderlichen Ratten- und Insektenbekämpfungsmaßnahmen durchführen zu lassen;
• das Dekret Nr. 2002-120 vom 30. Januar 2002 über menschenwürdigen Wohnraum, ergänzt durch das ELAN-Gesetz, das eine Wohnung frei von jeglichem Befall durch Schädlinge und Parasiten verlangt — eine der Grundlagen der meisten Mietrechtsstreitigkeiten;
• die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 und der Erlass vom 21. Dezember 2009 für Lebensmittelbetriebe, die einen Hygieneplan (plan de maîtrise sanitaire) verlangen, dessen Schädlingsbekämpfung ein dokumentierter Bestandteil ist, sowie das französische Arbeitsgesetzbuch (Artikel R. 4221-1 ff.) für Arbeitsräume, mit der vom INRS betonten Verantwortung des Arbeitgebers.

Hinzu kommt die Verordnung (EU) Nr. 528/2012 über Biozidprodukte: Der Einsatz von professionellen Rodentiziden und Insektiziden ist mit Dokumentationspflichten verbunden, die den Anwender treffen, die der Auftraggeber aber benötigt, um seine eigenen Entscheidungen zu begründen.

Worauf ein Kontrolleur tatsächlich schaut

Ein Inspektor fragt fast nie „Haben Sie Ratten?". Er fragt nach Daten. Wie viele Begehungen in den letzten zwölf Monaten, welche Köderstationen, welche Feststellungen, welche Korrekturmaßnahmen nach dem Befund von Köderfraß im Kellergeschoss im März. Eine vollständige, aber unvollkommene Akte ist besser als eine leere Akte mit beruhigenden Worten. Genau diese Logik beschreibt unser Artikel zum Schädlingsbekämpfungsplan im Hotel, der auf ein Wohngebäude übertragbar ist.

Im Streitfall ist das Fehlen einer Unterlage nicht neutral: Es wird als fehlende Sorgfalt ausgelegt. Das ist die teuerste Beweisregel für einen Verwalter oder Vermieter.

Die Unterlagen, aus denen das Register besteht

1. Der Vertrag und das Leistungsverzeichnis

Die erste Unterlage der Akte und oft die am schlechtesten abgelegte. Enthalten sein müssen der unterzeichnete Vertrag, seine technischen Anlagen, die Anzahl der vertraglich vereinbarten Begehungen, der genaue Geltungsbereich (Gemeinschaftsflächen, Keller, Müllabwurfschächte, Technikräume, Installationsschächte, Außenanlagen), die Reaktionszeiten bei Notfällen und die Kündigungsmodalitäten. Ohne Leistungsverzeichnis ist es unmöglich nachzuweisen, dass ein Dienstleister seine Pflichten verletzt. Unser Leitfaden zum Leistungsverzeichnis einer 3D-Dienstleistung führt die aufzunehmenden Klauseln im Detail auf.

Bei einer Eigentümergemeinschaft sollte dem Vertrag der Beschluss der Eigentümerversammlung samt Protokoll beigefügt werden. Das ist die Unterlage, die den Verwalter in der Frage der Ausgabenverpflichtung schützt.

2. Die Einsatzberichte

Das Herzstück des Registers. Ein verwertbarer Bericht enthält mindestens:

Ein Bericht ohne namentlich zugewiesene Empfehlung ist ein toter Bericht: Niemand ist mit dem Handeln beauftragt. Die Methode zur Durchsicht beschreibt unser Artikel darüber, wie man einen Einsatzbericht kontrolliert.

3. Der Köderplan der Köderstationen

Die am häufigsten fehlende und dennoch am häufigsten geprüfte Unterlage. Es handelt sich um einen Plan des Gebäudes oder der Räumlichkeiten mit Numerierung der Stationen, Art (gesicherter Köder, mechanische Falle, im Außenbereich wegen Nichtzielarten verbotene Leimplatte, Detektor) und Datum der Aufstellung. Jede Station trägt vor Ort ein Etikett, das dem Plan entspricht.

In einer weitläufigen Wohnanlage wird ein mit Filzstift beschrifteter Papierplan irgendwann unleserlich. Ein Ringordner mit festen Klarsichthüllen genügt, um einen Köderplan über vier Vertragsjahre hinweg saubern zu halten — vorausgesetzt, jede Überarbeitung wird datiert. Die Sicherungsvorschriften selbst behandelt unser Artikel über Rodentizid-Köder im Mehrfamilienhaus.

4. Die Sicherheitsdatenblätter und Zulassungen

Für jedes eingesetzte Produkt muss der Dienstleister das aktuelle Sicherheitsdatenblatt (SDB) und die Nummer der Marktzulassung übergeben, die nach Bewertung durch die ANSES erteilt wurde. In Arbeitsräumen fließen diese Sicherheitsdatenblätter in die Gefährdungsbeurteilung chemischer Risiken ein und müssen dem Betriebsarzt sowie dem Betriebsrat (CSE) zugänglich sein. Bewahren Sie außerdem die Kopie des Certibiocide des oder der Techniker und gegebenenfalls die Zertifizierung des Dienstleisters (CEPA, NF Service) auf.

5. Das Meldungsregister

Das ist die Unterlage, die niemand führt und die Verfahren gewinnt. Eine einfache Tabelle, geführt vom Hauswart, vom Verwaltungsbeirat oder vom Bestandsmanager: Datum der Meldung, Melder, genaue Örtlichkeit, Art (Ratte, Maus, Kakerlake, Bettwanze), Folgemaßnahme, Datum des ausgelösten Einsatzes. Sie belegt zwei Dinge: dass Informationen fließen und dass der Verwalter innerhalb einer angemessenen Frist reagiert.

Müllcontainer und aufgerissene Müllsäcke im Innenhof eines Backsteingebäudes, grünes Auto geparkt

6. Schreiben, Mahnungen und Kostenangebote für Arbeiten

Eine belastbare Akte enthält auch die Historie der Nachfassaktionen: E-Mails an den Dienstleister, Mahnungen, nicht beschlossene Kostenangebote für Abdichtungen, Rundschreiben an die Bewohner zu Mülltrennung und Müllraum, verweigerter Zugang zu einer Wohnung. Jede dieser Unterlagen verschiebt die Verantwortung auf den, der nicht gehandelt hat. Siehe dazu das Verfahren der Mahnung an Verwalter oder Vermieter und das Vorgehen gegenüber einem Bewohner, der den Zugang zur Behandlung verweigert.

Wie lange jede Unterlage aufzubewahren ist

Es gibt keine einheitliche Frist. In der Praxis überlagern sich drei Zeithorizonte:

Für berufliche Expositionen gegenüber gefährlichen chemischen Arbeitsstoffen schreibt die Regelung deutlich längere Fristen für die individuelle Nachverfolgung vor: Der Arbeitgeber orientiert sich am Arbeitsmedizinischen Dienst und an der Dokumentation des INRS.

Zwei praktische Regeln sind mehr wert als diese Tabelle: niemals eine Akte vernichten, solange ein Befall noch aktiv ist, und alles zehn Jahre aufbewahren, wenn es im Gebäude einen Rechtsstreit oder eine Verfügung wegen Gesundheitsgefährdung gegeben hat.

Wie man die Akte organisiert, ohne ganze Tage damit zu verbringen

Die doppelte Ablage in Papier und digital

Die Lösung, die dauerhaft funktioniert: ein datiertes digitales Original, zeitlich belegt durch die Übermittlungs-E-Mail des Dienstleisters, und ein Papierexemplar in einem vor Ort geführten Ordner (Hauswartloge, Technikraum, Büro der Geschäftsleitung). Das Papier dient dem Kontrolleur, der unangemeldet kommt; das Digitale dient dem Nachfolger.

Bei der Digitalisierung verwandelt ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug einen halben Tag Archivarbeit in zwanzig Minuten, und die vor Ort unterzeichneten Berichte gehen am selben Tag als PDF zurück. Für Aufnahmen vor Ort bleibt ein einfaches Notizbuch mit festem Einband zuverlässiger als ein Telefon in einem feuchten Kellergeschoss — vorausgesetzt, die Feststellungen werden innerhalb von 48 Stunden ins Register übertragen.

Dateien einmal und für immer benennen

Eine Namenskonvention verhindert 90 % der unauffindbaren Dokumente:

• JJJJ-MM-TT_bericht_gebaeudeB_dienstleister.pdf
• JJJJ-MM-TT_koederplan_v3.pdf
• JJJJ-MM-TT_meldung_einheit214.pdf

Ablage nach Jahr, dann nach Art der Unterlage. Nach Dienstleister sortierte Ordner werden beim ersten Anbieterwechsel unbrauchbar.

Fotos: die Unterlage, die am wenigsten kostet und am meisten wert ist

Ein datiertes Foto einer Zugangsstelle, eines angefressenen Lüftungsgitters, eines überfüllten Müllraums oder einer nicht gesicherten Köderstation sagt mehr als eine Seite Beschreibung. Systematisch fotografieren, mit einem Referenzobjekt für den Maßstab, und im selben Ordner wie der Monatsbericht archivieren. In Kellergeschossen, Kellern und Installationsschächten verändert eine leistungsstarke wiederaufladbare Taschenlampe die Qualität der Feststellungen: Man fotografiert, was man sieht, und im Licht einer Kellerdeckenleuchte sieht man nichts.

Für Bereiche, in denen Meldungen ohne Erklärung anhalten, dokumentiert eine Überwachungskamera mit Bewegungserkennung, die eine Woche in einem Technikraum aufgestellt wird, die nächtlichen Bewegungen besser als jede Auswertung des Köderfraßes — vorausgesetzt, sie wird nicht in viel genutzten Gemeinschaftsbereichen eingesetzt, ohne die Informationspflichten gegenüber den Bewohnern und die DSGVO zu beachten.

Mülltonnen zur Mülltrennung und Besen in einem gefliesten Gebäudegang, ein für Nagetiere günstiger Bereich

Wer das Register verwahrt und was passiert, wenn es den Besitzer wechselt

In der Wohnungseigentümergemeinschaft

Der Verwalter verwahrt die Archive der Gemeinschaft. Bei einem Verwalterwechsel schreibt das Dekret Nr. 67-223 vom 17. März 1967, geändert durch das ALUR-Gesetz, die Übergabe sämtlicher Archive an den Nachfolger innerhalb eines Monats und anschließend der restlichen Unterlagen innerhalb von zwei Monaten vor. Die Schädlingsakte gehört dazu: Verträge, Berichte, Köderpläne, Meldungshistorie.

In der Praxis ist der Verwaltungsbeirat gut beraten, seine eigene Zweitakte zu führen: Nur so muss man nach einer unvollständigen Übergabe nicht bei null anfangen. Ein verwandtes Thema behandelt unser Artikel darüber, wie man einen Rattenbekämpfungsvertrag in der Eigentümerversammlung beschließen lässt.

Im sozialen Wohnungsbau und in der Mietverwaltung

Die Akte teilt sich auf: ein Gebäudeteil (Gemeinschaftsflächen, Kellergeschosse, Leitungsnetze), geführt von der Niederlassung oder der Bestandsabteilung, und ein Wohnungsteil, der dem Mietvertrag zugeordnet ist, der Einheit folgt und bei der Auszugsabnahme wie bei einer Beschwerde verfügbar sein muss. Der Wohnungsteil ist derjenige, der in Verfahren zu Entschädigung und Mietminderung auftaucht.

In Handel, Büros und Lagern

Das Register wird im Lebensmittelbereich dem Hygieneplan beigefügt, für den Arbeitsschutzteil der Gefährdungsbeurteilung (document unique d'évaluation des risques professionnels). Im Gewerbemietvertrag bestimmt die Verteilung der Kosten und Pflichten, wer was archiviert: Der Mieter bewahrt die Unterlagen seiner Begehungen auf, der Vermieter die der Gemeinschaftsflächen und Leitungsnetze. Das Zusammenspiel beschreibt unser Artikel über Nagetiere in einem Ladengeschäft im Erdgeschoss.

Lager und Logistikplattformen unterliegen zusätzlich Kundenaudits (IFS, BRC, Standards des Lebensmitteleinzelhandels), die eine vollständige Zwölfmonatshistorie, die Entwicklung des Köderfraßes und dokumentierte Korrekturmaßnahmen verlangen.

Die sechs Mängel, die eine ansonsten korrekte Akte ruinieren

1. Rechnungen anstelle von Berichten. Eine Rechnung beweist eine Ausgabe, nicht einen Einsatz. Bei jeder Begehung ohne Ausnahme den Bericht verlangen.
2. Nicht unterzeichnete Berichte. Ohne Gegenzeichnung durch den Hauswart oder den Bestandsmanager ist ein Bericht ein internes Dokument des Dienstleisters.
3. Ein nie aktualisierter Köderplan. Dreizehn Stationen im Plan, neun vor Ort: Diese Abweichung genügt, um das Ganze unglaubwürdig zu machen.
4. Keine schriftliche Reaktion auf Empfehlungen. Die elfmal wiederholte Empfehlung „Schachtdurchführung in Gebäude B verschließen" ohne Kostenangebot oder begründete Ablehnung ist ein Belastungsbeweis gegen den Verwalter, nicht gegen den Dienstleister.
5. Verlorene Meldungen von Bewohnern in persönlichen Postfächern oder informellen Gesprächen im Eingangsbereich.
6. Eine Akte, die beim Dienstleisterwechsel verschwindet, weil die Unterlagen im Extranet des ausscheidenden Anbieters lagen. Jedes Halbjahr herunterladen und lokal archivieren.

Das Grundgerüst, das sich in einem halben Tag aufsetzen lässt

• Eine einzige Akte, in Papier und digital, pro Gebäude oder Standort anlegen.
• Vertrag, Leistungsverzeichnis, Versammlungsprotokoll oder Beauftragungsbeschluss darin ablegen.
• Vom Dienstleister den aktuellen Köderplan, die Sicherheitsdatenblätter und die Certibiocide-Nachweise anfordern.
• Die Meldungstabelle erstellen und eine einzige Person benennen, die sie führt.
• Die für die letzten zwölf Monate verfügbare Historie nachträglich zusammenstellen.
• Eine jährliche Prüfung der Akte auf die Tagesordnung des Verwaltungsbeirats oder der Managementbewertung setzen.
• Vor Ablauf jedes Vertrags sämtliche beim Dienstleister gehosteten Unterlagen exportieren.

Ein so geführtes Register beseitigt die Nagetiere nicht. Es leistet drei Dinge: Es erlaubt, einen Dienstleister zu steuern statt ihm ausgeliefert zu sein, es schützt den Verwalter, den Vermieter oder den Arbeitgeber bei einer Kontrolle oder einem Streitfall, und es bewahrt das Gedächtnis des Gebäudes, wenn die Ansprechpartner wechseln. In einem Gebäude in der Île-de-France ist dieses Gedächtnis oft mehr wert als eine zusätzliche Köderkampagne.

Wenn Sie den Bestand prüfen lassen, eine auf Ihr Portfolio zugeschnittene Registervorlage erhalten oder einen Jahresvertrag mit definierten Leistungen kalkulieren möchten, informieren Sie sich über unsere Jahresverträge oder fordern Sie ein Angebot an.

Quellen: ANSES (Marktzulassungen für Biozidprodukte); INRS (Dossiers „Chemisches Risiko" und „Arbeitsräume"); Légifrance (Dekret Nr. 2002-120, Dekret Nr. 67-223, Verordnung (EU) Nr. 528/2012, Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Erlass vom 21. Dezember 2009, Artikel 2224 des Code civil); departementale Hygieneverordnungen der Île-de-France.