Verwalterwechsel: Schädlingsakte übernehmen

Der neue Verwalter hat sein Amt am 1. Juli angetreten. Im Oktober melden zwei Eigentümer Mäuse im Treppenhaus A. Der Verwaltungsbeirat verlangt „die Wiederaufnahme des Rattenbekämpfungsvertrags". Niemand weiß, welcher gemeint ist: Das alte Verwaltungsbüro hat weder den Vertrag noch einen Bestückungsplan noch die Kontaktdaten des Dienstleisters übergeben. Der Objektbetreuer ruft eine im Internet gefundene Firma an, die einen Diagnosebesuch in Rechnung stellt und im Untergeschoss neunzehn Köderstationen entdeckt — elf davon leer, drei aufgebrochen und zwei unauffindbar. Seit wann? Unmöglich zu sagen.

Dieses schwarze Loch ist eine der am meisten unterschätzten Ursachen dauerhaften Schädlingsbefalls in Mehrfamilienhäusern und im Mietwohnungsbestand der Region Île-de-France. Ein Wechsel des Verwalters, des Objektbetreuers oder des Dienstleisters führt fast immer zu einer Unterbrechung von mehreren Monaten — genau die Zeit, die eine Mäusepopulation braucht, um ein befriedetes Gebäude zurückzuerobern. Und anders als ein technisches Versagen bleibt diese Unterbrechung unsichtbar: Die Budgetposten laufen weiter, die Hausgelder werden eingezogen, niemand prüft, ob tatsächlich jemand vor Ort war.

Dieser Artikel beschreibt, was der alte Verwalter herausgeben muss, was Sie vom ausscheidenden Dienstleister verlangen sollten, wie Sie die bereits vorhandene Ausrüstung prüfen und in welcher Reihenfolge Sie ein Bekämpfungskonzept wieder aufbauen, ohne alles erneut zu bezahlen.

Weiß-grau gefleckte Ratte klettert auf eine durchsichtige Plastikschale auf einer hellen Arbeitsplatte

Warum der Übergang der gefährlichste Moment ist

Ein Bekämpfungskonzept ist kein Abonnement, sondern eine Historie

Eine Rattenbekämpfung unter Vertrag ist nur so gut wie ihre Kontinuität: dieselbe Nummerierung der Stationen, dieselben überwachten Laufwege, dieselbe Lesart eines steigenden oder sinkenden Köderverbrauchs. Ein Dienstleister, der ein Gebäude kennt, weiß, dass Station Nr. 7 hinter dem Abwasserstrang im Fahrradraum jeden Herbst angefressen wird und dass man das Gitter des benachbarten Kellerfensters prüfen muss, bevor man einen neuen Block einlegt.

Verschwindet die Akte, verschwindet dieses Wissen mit ihr. Der neue Dienstleister beginnt mit einem weißen Blatt, erstellt einen neuen Bestückungsplan und verliert ein bis zwei Quartale damit, neu zu entdecken, was der andere schon wusste. In dieser Zeit wird das Gebäude nicht behandelt: Es wird beobachtet.

Die drei klassischen Unterbrechungen

Die vierte Zeile ist die hinterhältigste. Ein Restaurant oder ein kleiner Supermarkt, der schließt, nimmt seinen eigenen Vertrag mit: Die Population, die er ernährt hat, verlagert sich in den folgenden Wochen in die Gemeinschaftsflächen. Dieses Thema behandeln wir ausführlich in unserem Artikel über Nagetiere in einem Ladengeschäft im Erdgeschoss.

Was der alte Verwalter herausgeben muss: der rechtliche Rahmen

Die Monatsfrist und der Stand der Zahlungsrückstände

Im Wohnungseigentum ist die Übergabe der Unterlagen gesetzlich geregelt. Artikel 18-2 des Gesetzes Nr. 65-557 vom 10. Juli 1965, ergänzt durch das Dekret Nr. 67-223, verpflichtet den Verwalter, dessen Mandat endet, sämtliche Dokumente und Unterlagen der Eigentümergemeinschaft innerhalb eines Monats nach Ende seiner Amtszeit an den neuen Verwalter zu übergeben, und innerhalb von drei Monaten die Kontenstände der Eigentümer und der Gemeinschaft. Andernfalls können der neue Verwalter oder die Gemeinschaft den Präsidenten des zuständigen Gerichts im Eilverfahren anrufen.

Die Unterlagen beschränken sich nicht auf Versammlungsprotokolle und Abrechnungen. Sie umfassen die laufenden Wartungs- und Instandhaltungsverträge, also auch den Jahresvertrag für Ratten-, Insekten- und Desinfektionsbekämpfung, seine Nachträge, die Kündigungsbedingungen und die zugehörigen Rechnungen. Auch das Instandhaltungsheft des Gebäudes, vorgesehen im Dekret Nr. 2001-477 vom 30. Mai 2001, nennt die laufenden Wartungsverträge.

Die Liste, die schriftlich eingefordert werden muss

Eine allgemein gehaltene Anfrage („bitte übermitteln Sie uns die Unterlagen") bringt in der Regel einen Karton voller Protokolle und nichts Verwertbares. Die Dokumente müssen einzeln benannt werden:

• der laufende Vertrag über Schädlingsbekämpfungsleistungen (3D) mit Beginndatum, Laufzeit, Kündigungsfrist und genauem Geltungsbereich (Gemeinschaftsflächen, Keller, Müllräume, Müllabwurfschächte, Technikräume, Außenanlagen);
• der Bestückungsplan bzw. der nummerierte Lageplan der Köderstationen und mechanischen Fallen, mit Zuordnung nach Gebäude und Geschoss;
• die Einsatzberichte der letzten 24 Monate, datiert und unterschrieben;
• die Sicherheitsdatenblätter und die Auflistung der eingesetzten Biozidprodukte mit Zulassungsnummern;
• der Certibiocide-Nachweis des Dienstleisters und, falls vorhanden, sein CEPA-/NF-EN-16636-Zertifikat;
• die Historie der Meldungen von Eigentümern und Mietern, einschließlich der E-Mails;
• etwaige Kostenangebote für Verschlussarbeiten, die vorgelegt, aber nicht beschlossen wurden;
• der Schriftverkehr mit dem kommunalen Gesundheitsamt oder der Regionalen Gesundheitsagentur (ARS), sofern vorhanden.

Eine Eigentümergemeinschaft, die ihren Bestückungsplan nicht besitzt, besitzt ihr Bekämpfungskonzept nicht. Sie mietet nur das Gedächtnis ihres Dienstleisters.

Dieselben Unterlagen bilden die Grundlage des Registers, das wir in unserem Leitfaden zum Hygieneregister für Schädlinge beschreiben. Sie beim Übergang einzufordern ist der beste Zeitpunkt: Es ist der einzige, in dem das alte Büro gesetzlich zur Antwort verpflichtet ist.

Was der ausscheidende Dienstleister vor Ort tun muss

Der Abbau der Ausrüstung ist nicht optional

Ein endender Rattenbekämpfungsvertrag hinterlässt Material: gesicherte Köderboxen, Fallen, Detektionsplatten, manchmal Insektenlampen. In den meisten Verträgen bleibt dieses Material Eigentum des Dienstleisters. Sein Verbleib nach der Kündigung schafft zwei Probleme.

Zunächst ein regulatorisches: Eine Station mit antikoagulantem Köder muss unter Überwachung bleiben, gekennzeichnet, verschlossen und in festgelegten Abständen kontrolliert werden. Eine Station, die acht Monate lang in einem Müllraum vergessen wird, ist kein Bekämpfungsmittel mehr, sondern ein unbeaufsichtigtes Biozidlager — mit Risiko einer Sekundärvergiftung für Nachbarschaftskatzen und Greifvögel und einem unmittelbaren Risiko für jeden, der sie öffnet. Die Sicherungsregeln erläutern wir ausführlich in unserem Artikel über Rodentizidköder im Mehrfamilienhaus.

Dann ein diagnostisches Problem: Der neue Dienstleister kann einen Köderverbrauch nicht deuten, wenn er weder Einbaudatum noch Wirkstoff noch Dosierung kennt.

Deshalb muss im Kündigungsschreiben ein Abbauprotokoll verlangt werden, das die entfernten Geräte, die zurückgewonnenen Ködermengen und das Datum aufführt. Will die Gemeinschaft die Boxen behalten, ist dies über einen Ankauf zu verhandeln — mit grundsätzlichem Austausch der Köderblöcke und der Schlüssel.

Der Fall des Dienstleisters, der nicht mehr erscheint

Es kommt vor, dass eine wegen schlechter Leistung gekündigte Firma sich nicht mehr vor Ort begibt. Der Verwalter muss dann den Zustand durch den neuen Dienstleister feststellen lassen — mit Fotos und Nummerierung — und die zurückgewonnenen Köder über den passenden Entsorgungsweg als Sondermüll behandeln. Ein einfaches technisches Kontrollheft, das der Hauswart vor Ort führt, genügt, um diese Feststellungen mit Datum zu versehen, und dient später als Beweismittel bei Streit über die Abrechnung des letzten Quartals.

Die Übernahmeprüfung: worauf der neue Dienstleister achten muss

Fassade eines alten Mehrfamilienhauses aus hellem Backstein mit Feuertreppe und roter Tür

Eine technische Begehung, nicht einfach eine Köderauslage

Eine Vertragsübernahme beginnt niemals mit dem Aufstellen von dreißig Stationen. Sie beginnt mit einer dokumentierten technischen Begehung, die in seriösen Angeboten gesondert berechnet wird und vier Ergebnisse liefern muss:

1. Die Aktivitätsaufnahme: Laufspuren, Schmierspuren, frischer oder alter Kot, Nagespuren, gemeldete Geräusche — kartiert, Geschoss für Geschoss.
2. Die Bauaufnahme: Eintrittsstellen, nicht verschlossene Schächte, zerfressene Gitter, Kellertürunterkanten, Leitungsdurchführungen, ausgetrocknete Bodenabläufe, Müllabwurfklappen.
3. Die Attraktivitätsaufnahme: Abfallmanagement, Müllräume, Lagerung in Kellern, Tierfütterung im Hof, Wasserlecks.
4. Der neue nummerierte Bestückungsplan mit Begründung jedes Standorts.

Punkt 2 ist derjenige, der das Ergebnis verändert. Eine Vertragsübernahme ist die einmalige Gelegenheit, die Verschlussarbeiten ein für alle Mal zu kalkulieren, denn ein frischer Blick sieht, was die Gewohnheit längst übersah. Unsere vollständige Methode finden Sie im Artikel zum Verschließen von Eintrittsstellen im Mehrfamilienhaus.

Die Minimalausstattung des Verwaltungsbeirats

Ein Verwaltungsbeirat oder ein Objektbetreuer muss nicht die Arbeit des Technikers übernehmen, aber er muss nachprüfen können. Drei Hilfsmittel genügen, um nicht vollständig vom erhaltenen Bericht abhängig zu sein:

• eine leistungsstarke Baustellen-Taschenlampe, unverzichtbar für die Inspektion von Steigschächten, Kriechkellern und den hinteren Bereichen von Kellern, wo die feste Beleuchtung immer fehlt;
• ein Laser-Entfernungsmesser, um die Längen der zu bearbeitenden Gitter und Türunterkanten zu erfassen und zwei Angebote für Verschlussarbeiten ehrlich vergleichen zu können;
• ein Satz ungiftiger Detektionsplatten, die der Hauswart zwischen zwei Einsätzen an den gemeldeten Stellen auslegt: Sie belegen tatsächliche Aktivität dort, wo sich die Aussagen widersprechen.

Für sensible Gebäude — Gastronomie im Erdgeschoss, Apartmenthotel, Gesundheitseinrichtung — erlaubt eine endoskopische Inspektionskamera mit Display den Blick hinter einen Doppelboden oder in einen Technikschacht, ohne die Trennwand zu öffnen — das erspart viele unnötige Eingriffe. Und sobald der Bestand mehrere Gebäude umfasst, hilft ein kleiner Praxisleitfaden zum Schädlingsmanagement im Mehrfamilienhaus dem Objektbetreuer, bei gemeinsamen Begehungen dieselbe Sprache wie seine Dienstleister zu sprechen.

Der Zeitplan für die Übernahme

Die ersten 90 Tage

Warten Sie mit dem Handeln nicht auf die Eigentümerversammlung. Dringende Sicherungsmaßnahmen und die laufende Instandhaltung fallen in die Befugnisse des Verwalters; nur der Abschluss eines neuen mehrjährigen Vertrags und die Bauarbeiten bedürfen eines Beschlusses. Die Mehrheitsregeln und die beizufügenden Angebote erläutern wir ausführlich in unserem Artikel über die Beschlussfassung über einen Rattenbekämpfungsvertrag in der Eigentümerversammlung.

Die Falle „das klären wir in der nächsten Versammlung"

Ein Gebäude in der Île-de-France, das im Juli seine Behandlung verliert und auf die Versammlung im März wartet, übersteht zwei volle Jahreszeiten ohne Einsatz: den Anstieg im Herbst, wenn die Zentralheizung anläuft und die Nagetiere die Wärme suchen, und dann den Winter im Untergeschoss. Am Ende liegen die Kosten der Wiederaufnahme systematisch über den Kosten des eingesparten Vertrags, weil man mit einer intensiven Bekämpfungsphase statt mit einer einfachen Instandhaltung beginnen muss.

Für Vermieter, Verwalter und Unternehmen

Den Dienstleister wechseln, ohne die Nachvollziehbarkeit zu verlieren

Für eine Wohnungsbaugesellschaft, eine Immobiliengesellschaft oder einen Betreiber mehrerer Standorte sind die Anforderungen identisch, aber das Volumen ändert alles. Drei Grundregeln verhindern die Dokumentationslücke beim Wechsel des Auftragnehmers:

• im Leistungsverzeichnis die Übergabe der Bestückungspläne in verwertbarem Format vorschreiben sowie das Eigentum an den Einsatzdaten beim Auftraggeber, nicht beim Auftragnehmer;
• eine Überlappungsphase von zwei bis vier Wochen zwischen ausscheidendem und neuem Dienstleister vorsehen, mit gemeinsamer Begehung der als sensibel eingestuften Standorte;
• einen Bericht zum Ausgangszustand je Standort innerhalb von 30 Tagen nach Zuschlag verlangen, der als Referenz für die späteren Leistungsmessungen dient.

Diese Klauseln werden im Vorfeld formuliert: Unser Leitfaden zum Leistungsverzeichnis für Schädlingsbekämpfungsleistungen erläutert ihre Ausgestaltung, und der Artikel zur Angebotsauswertung bei Ausschreibungen zeigt, wie man nicht allein nach dem Preis entscheidet.

Für Unternehmen: Die Lebensmittelkontrolle interessiert Ihr Dienstleisterwechsel nicht

Ein Gastronom, ein Bäcker, der Betreiber eines Lebensmittellagers bleibt nach der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 und dem Hygienepaket verpflichtet, Schädlinge dauerhaft unter Kontrolle zu halten. Bei einer Kontrolle durch die Veterinär- und Lebensmittelaufsicht (DDPP) lässt sich das Fehlen von Berichten für ein Quartal nicht mit einem Lieferantenwechsel erklären: Es stellt einen Dokumentationsmangel dar. Vor der Kündigung muss mit dem Nachfolger unterschrieben und eine Kopie der Historie beschafft sein.

Die drei teuersten Fehler

1. Den alten Bestückungsplan ungeprüft weiterverwenden. Bauarbeiten, Umbauten in Kellern und Nutzungsänderungen von Räumen haben die Laufwege verschoben. Ein zwei Jahre alter Plan wird überprüft, nicht abgeschrieben.
2. Eine Wiederaufnahme zum Preis einer Instandhaltung bezahlen. Das erste Jahr nach einer Unterbrechung kostet normalerweise mehr: engmaschige Bekämpfungsphase, dann Umstellung auf eine vierteljährliche Instandhaltung. Ein Angebot, das von Anfang an nur zwei Einsätze pro Jahr für ein Gebäude mit bestätigter Aktivität vorsieht, verspricht ein Scheitern.
3. Die Sondereigentumseinheiten und Gewerberäume vergessen. Gemeinschaftsflächen behandelt, Ladengeschäft nicht: Die Population hält sich. Die Abstimmung mit den Mietern muss im Vertrag geregelt sein.

Die Regel, die sich ein neuer Verwalter wie ein Objektbetreuer merken sollte: die Schädlingsakte im ersten Monat nach Amtsantritt bearbeiten, genau wie Aufzug und Heizung. Es ist der einzige Moment, in dem die Unterlagen noch von Rechts wegen zu erhalten sind, und der einzige, in dem eine Bauzustandsprüfung einmalig berechnet werden kann, um zehn Jahre Köderauslage zu vermeiden.

Für eine technische Übernahmebegehung in einem Gebäude oder Immobilienbestand in der Île-de-France erstellt unser Team nach gemeinsamer Aufnahme ein detailliertes Angebot und bietet Jahresverträge an, die die Übergabe der Bestückungspläne an die Eigentümergemeinschaft einschließen.