Mudança de administrador: retomar o dossiê de pragas

O novo administrador assumiu funções a 1 de julho. Em outubro, dois condóminos relatam ratos na caixa de escadas A. O conselho fiscal pede «a retomada do contrato de desratização». Ninguém sabe qual: o antigo escritório não entregou contrato, nem plano de instalação, nem contactos do prestador. O gestor telefona a uma empresa encontrada online, que fatura uma visita de diagnóstico e descobre dezanove postos de isco na cave, onze deles vazios, três destruídos e dois impossíveis de localizar. Desde quando? Impossível dizer.

Este buraco negro é uma das causas mais subestimadas de infestação persistente em edifícios coletivos e em patrimónios de arrendamento da região de Paris. Uma mudança de administrador, de gestor ou de prestador cria quase sempre uma rutura de continuidade de vários meses — exatamente o tempo de que uma população de ratos precisa para reconquistar um edifício pacificado. E, ao contrário de uma falha técnica, esta rutura não se vê: as rubricas do orçamento passam, as quotas são cobradas, ninguém verifica se alguém realmente apareceu.

Este artigo descreve o que o antigo administrador deve entregar, o que exigir ao prestador cessante, como auditar os equipamentos já instalados e em que ordem reconstruir um dispositivo de controlo sem voltar a pagar tudo.

Rato branco e cinzento a trepar para uma tigela de plástico transparente colocada numa bancada clara

Porque é que a transição é o momento mais perigoso

Um dispositivo de controlo não é uma assinatura, é um histórico

Uma desratização sob contrato só vale pela sua continuidade: a mesma numeração de postos, os mesmos pontos de passagem monitorizados, a mesma leitura de um consumo de isco que sobe ou desce. Um prestador que conhece um edifício sabe que o posto n.º 7, atrás da coluna de águas residuais da sala das bicicletas, é consumido todos os outonos e que é preciso verificar a grelha da janela de respiração vizinha antes de voltar a colocar um bloco.

Quando o dossiê desaparece, essa memória desaparece com ele. O novo interveniente parte de uma folha em branco, recria um plano de instalação e perde um a dois trimestres a redescobrir o que o outro já sabia. Entretanto, o edifício não está a ser tratado: está a ser observado.

As três ruturas clássicas

A quarta linha é a mais traiçoeira. Um restaurante ou um minimercado que fecha leva consigo o seu contrato privativo: a população que alimentava desloca-se para as zonas comuns nas semanas seguintes. O tema é desenvolvido no nosso artigo sobre roedores num estabelecimento comercial no rés do chão.

O que o antigo administrador deve entregar: o quadro legal

O prazo de um mês e o estado das dívidas

Em condomínio, a transferência dos arquivos está regulamentada. O artigo 18-2 da lei n.º 65-557, de 10 de julho de 1965, completado pelo decreto n.º 67-223, obriga o administrador cujo mandato cessa a entregar ao novo administrador o conjunto dos documentos e arquivos do condomínio no mês seguinte ao fim das suas funções e, depois, no prazo de três meses, o estado das contas dos condóminos e do condomínio. Caso contrário, o novo administrador ou o condomínio pode recorrer ao presidente do tribunal judicial em processo cautelar.

Os arquivos não se limitam às atas e às contas. Incluem os contratos de manutenção e conservação em vigor, logo o contrato anual de desratização-desinfestação, as suas adendas, as condições de rescisão e as faturas associadas. O livro de manutenção do edifício, previsto pelo decreto n.º 2001-477, de 30 de maio de 2001, também menciona os contratos de manutenção corrente.

A lista a reclamar por escrito

Um pedido genérico («agradecemos o envio dos arquivos») produz geralmente uma caixa de atas e nada de aproveitável. É preciso nomear os documentos:

• o contrato de prestação 3D em vigor, com data de início, duração, pré-aviso e perímetro exato (zonas comuns, caves, locais de resíduos, conduta de lixo, locais técnicos, exteriores);
• o plano de instalação ou planta de implantação numerada dos postos de isco e das armadilhas mecânicas, com localização por edifício e por piso;
• os relatórios de intervenção dos últimos 24 meses, datados e assinados;
• as fichas de dados de segurança e o registo dos produtos biocidas utilizados, com os números de autorização de introdução no mercado;
• o certificado Certibiocide do prestador e o seu certificado CEPA / NF EN 16636, caso o possua;
• o histórico dos relatos de condóminos e inquilinos, incluindo os e-mails;
• eventuais orçamentos de obras de vedação propostos e não aprovados;
• a correspondência com o serviço municipal de higiene e saúde ou com a autoridade de saúde, se tiver existido.

Um condomínio que não possui o seu plano de instalação não possui o seu dispositivo de desratização. Aluga a memória do seu prestador.

Estes mesmos documentos constituem a base do registo descrito no nosso guia do registo sanitário de pragas. Reclamá-los na transição é o melhor momento: é o único em que o antigo escritório tem obrigação legal de responder.

O que o prestador cessante deve fazer no terreno

A retirada dos equipamentos não é opcional

Um contrato de desratização que termina deixa material para trás: caixas de isco seguras, armadilhas, placas de deteção, por vezes lâmpadas para insetos. Este material permanece propriedade do prestador na grande maioria dos contratos. A sua presença após a rescisão cria dois problemas.

Primeiro, um problema regulamentar: um posto que contém um isco anticoagulante deve permanecer sob vigilância, identificado, fechado à chave e controlado em intervalos definidos. Um posto abandonado durante oito meses num local de resíduos já não é um dispositivo de controlo, é um depósito de produto biocida sem vigilância — com risco de intoxicação secundária para os gatos do bairro e para as aves de rapina, e risco direto para quem o abrir. As regras de segurança estão detalhadas no nosso artigo sobre os iscos rodenticidas em edifícios.

Depois, um problema de diagnóstico: o novo prestador não pode interpretar consumos cuja data de colocação, molécula e dosagem desconhece.

É preciso, portanto, exigir na carta de rescisão um auto de retirada que liste os equipamentos removidos, as quantidades de isco recuperadas e a data. Se o condomínio quiser conservar as caixas, isso negocia-se por compra, com substituição sistemática dos blocos e das chaves.

O caso do prestador que não volta

Acontece que uma empresa rescindida por má execução deixe de aparecer. O administrador deve então fazer constatar o estado do local pelo novo interveniente, com fotografias e numeração, e tratar os iscos recuperados como resíduos perigosos através do circuito adequado. Um simples caderno de inspeção de uso técnico, mantido localmente pelo porteiro, basta para datar estas constatações e serve depois como prova em caso de litígio sobre a faturação do último trimestre.

A auditoria de retomada: o que o novo prestador deve observar

Fachada de um edifício de apartamentos antigo em tijolo claro, com escada de incêndio e porta vermelha

Uma visita técnica, não uma simples colocação de iscos

Uma retomada de contrato nunca começa pela colocação de trinta postos. Começa por uma visita técnica documentada, faturada em separado nas propostas sérias, que deve produzir quatro resultados:

1. O levantamento de atividade: vestígios de passagem, trilhos, dejetos recentes ou antigos, roeduras, ruídos relatados, cartografados piso a piso.
2. O levantamento do edificado: pontos de entrada, condutas não seladas, grelhas roídas, folgas nas portas das caves, atravessamentos de redes, sifões de pavimento secos, portinholas da conduta de lixo.
3. O levantamento de atratividade: gestão de resíduos, locais de lixo, armazenamento em caves, alimentação de animais no pátio, fugas de água.
4. O novo plano de instalação numerado, com justificação de cada localização.

O ponto 2 é o que muda o resultado. Uma retomada de contrato é a oportunidade única de orçamentar uma vez por todas as obras de vedação, porque um olhar novo vê o que o hábito já não via. O nosso método completo consta do artigo sobre a vedação dos pontos de entrada em edifícios.

O equipamento mínimo do conselho fiscal

Um conselho fiscal ou um gestor não tem de fazer o trabalho do técnico, mas deve poder verificar. Três equipamentos bastam para não depender inteiramente do relatório recebido:

• uma lanterna potente de obra, indispensável para inspecionar as condutas dos patamares, os vazios sanitários e o fundo das caves, onde a iluminação fixa falha sempre;
• um medidor laser, para registar o comprimento das grelhas e das folgas de porta a tratar e comparar honestamente dois orçamentos de vedação;
• um conjunto de placas de deteção não tóxicas, colocadas pelo porteiro nos locais sinalizados entre duas visitas: objetivam uma atividade real onde os testemunhos se contradizem.

Para os edifícios sensíveis — restauração no rés do chão, residência hoteleira, unidade de saúde — uma câmara de inspeção endoscópica com ecrã permite olhar atrás de um piso falso ou dentro de uma conduta técnica sem abrir a parede, o que evita muitas intervenções inúteis. E a partir do momento em que o património passa de alguns edifícios, um pequeno guia prático de gestão de pragas em edifícios coletivos ajuda o gestor a falar a mesma linguagem que os seus prestadores durante as visitas conjuntas.

O calendário de retomada a cumprir

Os primeiros 90 dias

Não esperar pela assembleia geral para agir. As medidas cautelares urgentes e a manutenção corrente estão nos poderes do administrador; só a assinatura de um novo contrato plurianual e as obras exigem votação. As regras de maioria e os orçamentos a juntar estão detalhados no nosso artigo sobre a votação de um contrato de desratização em assembleia geral.

A armadilha do «vemos isso na próxima assembleia»

Um edifício da região de Paris que perde o tratamento em julho e espera pela assembleia de março fica duas estações inteiras sem intervenção: o pico de outono, quando o aquecimento central arranca e os roedores procuram o calor, e depois o inverno nas caves. No final, o custo da retomada é sistematicamente superior ao custo do contrato evitado, porque é necessário recomeçar com uma fase de ataque intensiva em vez de uma simples manutenção.

Do lado do senhorio, do gestor e da empresa

Mudar de prestador sem perder a rastreabilidade

Para um senhorio social, uma sociedade imobiliária ou um operador com vários locais, as questões são idênticas, mas o volume muda tudo. Três reflexos evitam o vazio de rastreabilidade numa mudança de adjudicatário:

• impor no caderno de encargos a entrega dos planos de instalação em formato utilizável e a propriedade dos dados de intervenção pelo dono de obra, não pelo adjudicatário;
• prever um período de sobreposição de duas a quatro semanas entre o prestador cessante e o entrante, com visita conjunta nos locais classificados como sensíveis;
• exigir um relatório de estado inicial por local nos 30 dias seguintes à notificação, servindo de referência para medir o desempenho posterior.

Estas cláusulas redigem-se a montante: o nosso guia do caderno de encargos de uma prestação 3D detalha a sua formulação, e o artigo sobre a análise das propostas em concurso explica como não escolher apenas pelo preço.

Para uma empresa, a inspeção sanitária não se interessa pela sua mudança de prestador

Um restaurante, uma padaria ou um gestor de armazém alimentar continuam obrigados, ao abrigo do regulamento (CE) n.º 852/2004 e do Pacote Higiene, a controlar as pragas de forma permanente. Numa inspeção das autoridades de segurança alimentar, a ausência de relatórios durante um trimestre não se explica por uma mudança de fornecedor: constitui um incumprimento documental. Antes de rescindir, é preciso ter assinado com o seguinte e obtido a cópia do histórico.

Os três erros que custam mais caro

1. Reutilizar o antigo plano de instalação sem verificação. As obras, as reorganizações de caves e as mudanças de uso dos locais deslocaram os pontos de passagem. Um plano com dois anos verifica-se, não se copia.
2. Pagar uma retomada ao preço de uma manutenção. Um primeiro ano após uma rutura custa normalmente mais: fase de ataque com visitas próximas e depois passagem a manutenção trimestral. Uma proposta que oferece de imediato duas visitas anuais num edifício com atividade confirmada promete um fracasso.
3. Esquecer as frações privativas e os espaços comerciais. Zonas comuns tratadas e loja não tratada: a população mantém-se. A coordenação com os inquilinos deve constar no contrato.

O reflexo a manter, tanto para um administrador entrante como para um gestor: tratar o dossiê de pragas no mês seguinte à tomada de funções, tal como o elevador e a caldeira. É o único momento em que os documentos ainda são recuperáveis por direito, e o único em que uma auditoria do edificado pode ser faturada uma vez para evitar dez anos de iscagem.

Para uma visita técnica de retomada num edifício ou num património da região de Paris, a nossa equipa elabora um orçamento detalhado após levantamento conjunto e propõe contratos anuais que incluem a entrega dos planos de instalação ao condomínio.